Phần lớn thủ tục đất đai hiện nay đã có thể bắt đầu trên mạng: bạn khai đơn, đính kèm bản số giấy tờ, nộp qua cổng dịch vụ công, theo dõi tiến độ và nhận thông báo nộp tiền mà không phải xếp hàng. Nhưng rất ít thủ tục đi trọn trên mạng. Giấy chứng nhận vẫn là tờ giấy có giá trị pháp lý, nên những việc phải ghi lên tờ giấy đó, đo đạc ngoài thực địa hay ký hợp đồng trước công chứng viên vẫn cần bản gốc hoặc sự có mặt của bạn ở một chặng nào đó.
Hiểu chỗ ranh giới này giúp bạn tránh hai kiểu thất vọng quen thuộc: tưởng nộp online là xong rồi chờ sổ về tận nhà, hoặc ngược lại, nghĩ mạng chẳng giúp được gì nên vẫn mang cả túi giấy tờ đi xếp hàng từ sáng sớm. Bài này chia thủ tục đất đai thành từng nhóm, chỉ ra phần nào làm trên mạng được, phần nào thường vẫn phải đến nơi, và lý do đằng sau.
Danh mục thủ tục cụ thể và mức độ trực tuyến của từng thủ tục do mỗi tỉnh, thành công bố và có thể thay đổi. Mọi nhận định dưới đây là nguyên lý chung; trước khi làm, bạn nên mở trang thủ tục trên cổng dịch vụ công của tỉnh mình để xem bản hiện hành.
Toàn trình và một phần: hiểu đúng chữ "trực tuyến" trong dịch vụ công
Trên các cổng dịch vụ công, thủ tục hành chính được gắn mức độ trực tuyến. Cách phân loại hiện dùng chia làm hai: dịch vụ công trực tuyến toàn trình, nghĩa là từ lúc nộp đến lúc nhận kết quả đều qua môi trường mạng, và dịch vụ công trực tuyến một phần, nghĩa là có ít nhất một bước phải làm trực tiếp, chẳng hạn nộp bản gốc, ký nhận hay nhận kết quả bằng giấy.
Với đất đai, đa số thủ tục liên quan đến giấy chứng nhận rơi vào nhóm một phần. Lý do không nằm ở công nghệ mà ở bản chất của kết quả: khi bạn sang tên, cơ quan đăng ký phải ghi thay đổi lên chính tờ giấy chứng nhận đang nằm trong tủ nhà bạn, hoặc thu tờ đó lại để cấp tờ mới. Chừng nào kết quả còn là bản giấy, chừng đó còn một chặng giao nhận vật lý.
Một số việc khác lại có thể đi trọn trên mạng hơn, ví dụ yêu cầu cung cấp thông tin từ cơ sở dữ liệu đất đai, hoặc những thủ tục mà kết quả là văn bản điện tử. Vì vậy, khi thấy nhãn "trực tuyến" trên trang thủ tục, bạn nên đọc tiếp dòng mô tả cách thức nộp và cách thức trả kết quả. Hai dòng đó cho biết bạn sẽ phải đi lại mấy lần, chứ nhãn chung chung thì không.
Một điểm hay bị hiểu lầm: nộp trực tuyến không phải là một thủ tục khác. Thành phần hồ sơ, điều kiện và nghĩa vụ tài chính giống hệt khi nộp tại quầy; chỉ có cách đưa hồ sơ đến cơ quan là khác. Hồ sơ thiếu thì nộp trên mạng vẫn bị yêu cầu bổ sung như thường.
Nhóm thủ tục đất đai thường làm trực tuyến được đến đâu
Bảng dưới gom các thủ tục người dân hay gặp thành nhóm, kèm phần thường làm được trên mạng và chặng thường vẫn cần có mặt hoặc nộp bản gốc. Đây là mô tả nguyên lý; mỗi tỉnh có thể tổ chức khác.
| Nhóm thủ tục | Phần thường làm trên mạng | Chặng thường vẫn cần đến nơi hoặc bản gốc |
|---|---|---|
| Đăng ký biến động sau mua bán, tặng cho, thừa kế | Khai đơn, đính kèm hợp đồng hoặc văn bản đã công chứng, tờ khai thuế, theo dõi, nhận thông báo nộp tiền | Nộp bản gốc giấy chứng nhận, nhận giấy đã chỉnh lý hoặc giấy mới |
| Thay đổi thông tin người sử dụng đất (giấy tờ nhân thân, địa chỉ) | Khai đơn, đính kèm giấy tờ chứng minh thay đổi | Nộp bản gốc giấy chứng nhận để xác nhận thay đổi |
| Đăng ký và xoá đăng ký thế chấp | Thường do ngân hàng hoặc bên nhận thế chấp nộp; ở nhiều nơi làm được trên hệ thống điện tử | Tuỳ địa phương và trường hợp, có khi cần xuất trình bản gốc |
| Cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận | Khai đơn, đính kèm bản chụp, theo dõi tiến độ | Nộp giấy cũ (khi cấp đổi), nhận giấy mới; cấp lại do mất còn có bước thông báo công khai |
| Tách thửa, hợp thửa | Nộp đơn và hồ sơ ban đầu | Đo đạc tại thực địa, ký xác nhận ranh giới, nhận giấy mới |
| Cấp giấy chứng nhận lần đầu | Nộp đơn và bản số giấy tờ về nguồn gốc đất | Xác minh hiện trạng, công khai tại địa phương, đo đạc nếu chưa có bản đồ, nhận giấy |
| Yêu cầu cung cấp thông tin đất đai | Gửi yêu cầu, nộp phí khai thác, nhận văn bản | Thường không cần đến nơi, tuỳ hình thức trả kết quả |
Đọc bảng theo chiều dọc sẽ thấy một quy luật: càng gần với việc tạo ra hoặc sửa tờ giấy chứng nhận, và càng cần nhìn tận mắt thửa đất, thì phần ngoài mạng càng lớn. Ngược lại, những việc chỉ đọc hoặc ghi dữ liệu thì trực tuyến dễ hơn. Thủ tục sổ đỏ chi tiết từng loại (điều kiện, thành phần hồ sơ) thuộc phạm vi các cẩm nang thủ tục chuyên sâu; ở đây chỉ bàn phần số hoá của quy trình.
Vì sao nhiều thủ tục đất đai chưa thể chạy hết trên mạng
Giấy chứng nhận là bản giấy có giá trị pháp lý. Thay đổi về người sử dụng đất, diện tích, thế chấp phải được ghi lên trang bổ sung của giấy hoặc thể hiện bằng giấy mới. Cơ quan đăng ký cần chính tờ giấy đó, bản chụp không thay được.
Thửa đất nằm ngoài thực địa. Tách thửa, cấp lần đầu, đính chính diện tích thường cần cán bộ đo đạc đến nơi, cần chủ đất và người sử dụng đất liền kề ký xác nhận mốc giới. Không có ảnh chụp nào thay được biên bản đo đạc.
Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho thường phải công chứng hoặc chứng thực. Hồ sơ nộp trực tuyến chỉ đính kèm văn bản đã công chứng; việc ký trước công chứng viên là một khâu riêng. Công chứng điện tử đã có khung pháp lý nhưng đang triển khai theo lộ trình, nên bạn cần hỏi tổ chức hành nghề công chứng về khả năng thực tế.
Có khâu xác minh và công khai tại địa phương. Với cấp lần đầu hoặc cấp lại do mất giấy, chính quyền cơ sở có thể phải xác minh nguồn gốc, tình trạng tranh chấp, niêm yết hoặc thông báo công khai trong một thời gian. Đó là thời gian chờ, không phải việc bạn bấm trên mạng được.
Dữ liệu cũ chưa số hoá đồng đều. Hồ sơ địa chính của nhiều thửa đất vẫn chủ yếu là giấy, bản đồ cũ chưa khớp hiện trạng. Khi dữ liệu chưa có trên hệ thống, cán bộ phải tra hồ sơ lưu trữ giấy, đôi khi phải mời bạn đến làm rõ.
Cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ đất đai lần đầu trên mạng
Nếu đây là lần đầu bạn làm thủ tục đất đai qua cổng dịch vụ công, nên chuẩn bị đủ những thứ sau trước khi mở trang thủ tục, để khỏi bị đứt giữa chừng:
- Tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của người đứng tên nộp, đăng nhập được vào cổng dịch vụ công; kiểm tra trước rằng số điện thoại nhận mã xác thực vẫn đang dùng.
- Bản chụp rõ, đủ trang của giấy chứng nhận, kể cả các trang bổ sung và trang ghi chú; ảnh chụp thẳng, không lóa, không cắt mép.
- Văn bản đã công chứng hoặc chứng thực nếu thủ tục dựa trên giao dịch (hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, văn bản thoả thuận phân chia di sản).
- Giấy tờ nhân thân của tất cả những người có tên trên hồ sơ, đặc biệt khi đất đứng tên vợ chồng hoặc nhiều người.
- Giấy tờ làm căn cứ miễn, giảm nghĩa vụ tài chính nếu có, ví dụ giấy chứng minh quan hệ gia đình khi tặng cho giữa người thân.
- Phương thức thanh toán điện tử đứng tên bạn hoặc người được phép nộp thay, để nộp thuế, phí khi có thông báo.
- Một thư mục riêng trên máy đặt tên tệp theo nội dung, để khi bị yêu cầu bổ sung bạn tìm lại được ngay bản đã nộp.
Không gửi bản chụp giấy chứng nhận cho người lạ tự xưng "làm hồ sơ online giúp". Bản chụp sổ đỏ kèm giấy tờ nhân thân là bộ dữ liệu bị lợi dụng nhiều trong các vụ giả mạo; chỉ đưa lên đúng cổng chính thức hoặc giao cho người bạn uỷ quyền bằng văn bản.
Một hồ sơ đất đai trực tuyến đi qua những chặng nào
Dù khác nhau theo thủ tục, một hồ sơ đất đai nộp qua mạng thường đi qua trình tự dưới đây. Biết trước trình tự giúp bạn hiểu khi nào cần chờ, khi nào cần làm tiếp.
- Đăng nhập cổng, chọn đúng thủ tục và đúng cơ quan tiếp nhận theo địa bàn thửa đất.
- Khai đơn điện tử; hệ thống có thể điền sẵn thông tin nhân thân từ tài khoản định danh.
- Đính kèm bản số các thành phần hồ sơ theo danh mục, ký số nếu thủ tục yêu cầu.
- Nhận mã hồ sơ; cán bộ kiểm tra tính đầy đủ và báo tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung.
- Hồ sơ được xử lý: kiểm tra dữ liệu địa chính, chuyển thông tin sang cơ quan thuế nếu có nghĩa vụ tài chính.
- Bạn nhận thông báo nộp tiền và nộp qua kênh điện tử hoặc tại nơi thu.
- Hẹn nộp bản gốc giấy chứng nhận (nếu chưa nộp) và nhận kết quả tại quầy hoặc qua bưu chính.
Chặng thứ tư hay bị xem nhẹ. Nhiều người nộp xong rồi không mở lại cổng, đến khi hết hạn bổ sung mới biết hồ sơ bị trả. Ngay sau khi nộp, bạn nên bật thông báo qua thư điện tử hoặc tin nhắn trên tài khoản và kiểm tra trạng thái vài ngày một lần.
Khi nào nên nộp trực tuyến, khi nào nên ra quầy
Nộp trực tuyến có lợi rõ nhất khi hồ sơ đơn giản và đã sạch: giao dịch đã công chứng, thông tin trên giấy chứng nhận khớp với giấy tờ nhân thân hiện tại, không có tranh chấp, không cần đo đạc. Khi đó bạn tiết kiệm được một hoặc hai lần đi lại, có mã hồ sơ để theo dõi và lưu được dấu vết điện tử của từng bước.
Ngược lại, khi hồ sơ có điểm bất thường, đến quầy hỏi trước thường đỡ mất thời gian hơn. Ví dụ giấy chứng nhận cấp từ lâu ghi giấy tờ nhân thân cũ, ghi "hộ gia đình" mà các thành viên chưa thống nhất, diện tích thực tế lệch với giấy, hoặc người đứng tên đã mất mà chưa phân chia di sản. Những hồ sơ như vậy cần cán bộ nhìn tận mắt giấy tờ gốc và giải thích hướng xử lý; nộp mù trên mạng dễ dẫn tới vòng bổ sung kéo dài.
Một cách kết hợp hay dùng: hỏi trực tiếp hoặc qua kênh hỏi đáp của cơ quan để biết hồ sơ của mình cần gì, rồi mới nộp trực tuyến khi đã đủ. Với người ở xa thửa đất, nộp trực tuyến còn giúp đỡ một chuyến đi, nhưng vẫn phải tính trước cách nộp bản gốc và nhận kết quả, ví dụ qua bưu chính hoặc nhờ người được uỷ quyền.
Nếu không quen dùng máy tính, bạn có thể nhờ cán bộ tại bộ phận một cửa hướng dẫn nộp trên máy đặt sẵn ở đó. Hồ sơ vẫn được ghi nhận là nộp trực tuyến, và bạn học được cách làm cho lần sau.
Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ đất đai trực tuyến có được giải quyết nhanh hơn nộp tại quầy không?
Thời hạn giải quyết theo quy định không phụ thuộc vào kênh nộp. Cái bạn tiết kiệm được là thời gian đi lại và xếp hàng, cùng khả năng theo dõi hồ sơ. Một số địa phương có chính sách khuyến khích nộp trực tuyến, nhưng đó là quyết định riêng của từng nơi, nên bạn cần kiểm tra thông tin hiện hành.
Có phải thủ tục đất đai nào cũng có trên cổng dịch vụ công không?
Không hẳn. Danh mục thủ tục được cung cấp trực tuyến do từng tỉnh công bố và cập nhật theo thời gian. Có thủ tục chỉ hiển thị thông tin hướng dẫn mà chưa cho nộp. Bạn nên tìm theo tên thủ tục trên cổng của tỉnh nơi có đất và đọc phần cách thức thực hiện.
Nộp trực tuyến rồi có cần mang hồ sơ giấy đến nữa không?
Tuỳ thủ tục. Với các thủ tục phải chỉnh lý hoặc cấp mới giấy chứng nhận, bạn thường vẫn phải nộp bản gốc giấy chứng nhận ở một thời điểm do cơ quan hẹn. Các giấy tờ khác nếu đã đính kèm hợp lệ thì thường không cần nộp lại bản giấy, trừ khi cán bộ yêu cầu đối chiếu.
Người không có tài khoản định danh điện tử có nộp trực tuyến được không?
Đăng nhập cổng dịch vụ công hiện chủ yếu dựa trên tài khoản định danh điện tử. Người chưa có tài khoản có thể uỷ quyền cho người khác nộp thay, hoặc đến bộ phận một cửa để được hỗ trợ. Cách thuận tiện lâu dài vẫn là kích hoạt tài khoản mức độ 2 cho chính mình.
Nộp nhầm cơ quan tiếp nhận thì sao?
Nếu chọn sai cơ quan theo địa bàn thửa đất, hồ sơ thường bị từ chối tiếp nhận hoặc được hướng dẫn nộp lại đúng nơi. Bạn mất vài ngày chứ ít khi mất quyền lợi. Để tránh, hãy chọn cơ quan theo địa chỉ thửa đất sau sắp xếp đơn vị hành chính, không theo nơi bạn đang ở.
Thủ tục đất đai trực tuyến có an toàn về dữ liệu không?
Cổng chính thức của cơ quan nhà nước là kênh nên dùng. Rủi ro lớn hơn thường nằm ở phía người dùng: gửi bản chụp sổ đỏ qua mạng xã hội, đăng nhập qua đường dẫn lạ, để lộ mã xác thực. Chỉ gõ địa chỉ cổng chính thức, không cài ứng dụng từ nguồn không rõ.