Cổng dịch vụ công chỉ cho một tài khoản đứng tên nộp mỗi hồ sơ, trong khi rất nhiều thửa đất lại thuộc về nhiều người: hai vợ chồng, ba anh em cùng nhận thừa kế, hay cả một hộ gia đình theo giấy chứng nhận cấp từ nhiều năm trước. Câu trả lời ngắn: một người đăng nhập và nộp, nhưng ý chí của từng người có quyền vẫn phải thể hiện đầy đủ trong hồ sơ, qua văn bản công chứng, chữ ký trên đơn hoặc văn bản uỷ quyền.
Người nộp không vì thế mà có thêm quyền gì với thửa đất. Họ là đầu mối liên lạc với cơ quan, chịu trách nhiệm về tính trung thực của những gì mình khai và đính kèm. Hiểu đúng vai trò này giúp cả nhà tránh hai rủi ro ngược nhau: một người tự làm mà người khác không biết, hoặc chẳng ai chịu nộp vì sợ "đứng tên thay".
Bài này đi qua các tình huống nhiều người cùng có quyền thường gặp, chỉ ra phần nào cần sự tham gia của tất cả, phần nào giao cho một người, và cách chia việc khi các thành viên ở xa nhau.
Người nộp hồ sơ và người có quyền là hai vai khác nhau
Trên một hồ sơ đất đai có hai lớp thông tin. Lớp thứ nhất là người sử dụng đất: những người có tên trên giấy chứng nhận hoặc sẽ có tên sau thủ tục. Lớp thứ hai là người nộp hồ sơ: người đăng nhập cổng, khai đơn, nhận thông báo. Hai lớp có thể trùng nhau, nhưng không bắt buộc.
Những quyết định làm thay đổi quyền với thửa đất, như chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hay phân chia di sản, phải có sự đồng ý của mọi người có chung quyền theo quy định. Sự đồng ý đó thường được ghi nhận ở bước công chứng, nơi từng người ký trước công chứng viên. Khi đến bước nộp đăng ký biến động, sự đồng ý đã nằm sẵn trong văn bản công chứng được đính kèm, và người nộp chỉ cần chuyển hồ sơ đó đến cơ quan.
Với những thủ tục không qua công chứng, như cấp đổi giấy chứng nhận, thay đổi thông tin hay cấp lại do mất, đơn đề nghị thường cần chữ ký của những người có tên, hoặc văn bản uỷ quyền cho một người đứng ra làm. Cách thể hiện cụ thể theo yêu cầu của trang thủ tục; khi không rõ, hỏi nơi tiếp nhận trước khi nộp sẽ đỡ một vòng bổ sung.
Như vậy, việc chọn ai đăng nhập chủ yếu là chuyện tổ chức trong gia đình: người rành máy tính, ở gần thửa đất, có thời gian theo dõi. Quyền và nghĩa vụ của từng người không đổi theo lựa chọn đó.
Các tình huống nhiều người cùng có quyền và cách thể hiện khi nộp
Bảng dưới gom những tình huống hay gặp. Cột cuối là cách thường dùng để thể hiện sự tham gia của từng người trong hồ sơ trực tuyến; chi tiết phải theo quy định và trang thủ tục hiện hành.
| Tình huống | Ai cần tham gia | Cách thường thể hiện trong hồ sơ |
|---|---|---|
| Vợ chồng có tài sản chung đứng tên cả hai | Cả hai vợ chồng | Cả hai ký văn bản công chứng; một người nộp, có thể kèm uỷ quyền nếu thủ tục đòi chữ ký trên đơn |
| Giấy chứng nhận chỉ ghi tên một người nhưng là tài sản chung | Thường vẫn cần cả hai khi định đoạt | Văn bản công chứng thể hiện sự đồng ý của người còn lại, hoặc giấy tờ chứng minh tài sản riêng |
| Nhiều người cùng nhận thừa kế | Tất cả người thừa kế theo văn bản phân chia | Văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản đã công chứng; các người khác uỷ quyền cho một người nộp và nhận kết quả |
| Giấy chứng nhận ghi "hộ gia đình" | Các thành viên có chung quyền sử dụng đất tại thời điểm được giao, công nhận đất | Xác định đúng danh sách thành viên trước khi giao dịch; văn bản có chữ ký hoặc uỷ quyền của từng người |
| Một người có quyền đang ở nước ngoài hoặc tỉnh khác | Người đó vẫn phải tham gia | Uỷ quyền bằng văn bản có công chứng, chứng thực theo đúng hình thức, gửi về cho người nộp |
Tình huống "hộ gia đình" là nơi phát sinh nhiều tranh cãi nhất, vì thành phần hộ thay đổi theo năm tháng: có người đã tách hộ, có người sinh sau thời điểm được cấp đất. Pháp luật đất đai hiện hành hướng tới ghi rõ tên từng thành viên có chung quyền. Trước khi làm bất kỳ thủ tục nào, cả nhà nên xác định chung danh sách này, nếu cần thì hỏi cơ quan đăng ký hoặc luật sư.
Chọn người đứng ra nộp: tiêu chí thực tế
Có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 và quen dùng. Người nộp cần đăng nhập, khai đơn, tải tệp, nộp tiền điện tử. Chọn người đã quen thao tác sẽ tránh được lỗi vặt và trễ hẹn.
Ở gần nơi tiếp nhận hoặc thửa đất. Dù nộp trực tuyến, thường vẫn có chặng nộp bản gốc giấy chứng nhận, ký nhận kết quả, đôi khi có mặt khi đo đạc. Người ở gần đi lại dễ hơn.
Có thời gian theo dõi trong suốt thời gian xử lý. Thông báo bổ sung có hạn trả lời. Người bận đi công tác liên tục không phải lựa chọn tốt, dù họ là người có phần lớn nhất.
Được cả nhà tin tưởng và đồng ý bằng văn bản. Văn bản uỷ quyền rõ phạm vi bảo vệ cả người nộp lẫn những người còn lại. Không ai bị nghi "tự ý" làm, và người nộp không phải gánh trách nhiệm ngoài phần được giao.
Quy trình chia việc khi các thành viên ở xa nhau
Với gia đình có người ở nhiều tỉnh hoặc ở nước ngoài, một quy trình rõ ràng giúp hồ sơ không bị kẹt vì chờ một chữ ký.
- Cả nhà thống nhất mục tiêu (sang tên cho ai, chia thế nào) và danh sách người có quyền, ghi lại thành văn bản ngắn để mọi người cùng xem.
- Mỗi người kiểm tra giấy tờ nhân thân của mình còn hạn, khớp với thông tin trên giấy chứng nhận, có tài khoản định danh nếu cần.
- Những người không thể có mặt khi công chứng làm văn bản uỷ quyền đúng hình thức tại nơi mình ở; người ở nước ngoài làm theo hướng dẫn của cơ quan đại diện Việt Nam hoặc thủ tục hợp pháp hoá phù hợp.
- Ký văn bản công chứng (với giao dịch) tại một tổ chức hành nghề công chứng, có mặt những người được uỷ quyền và những người tự đến.
- Người đứng ra nộp scan toàn bộ hồ sơ, lưu một bản vào thư mục chung mà cả nhà xem được, rồi nộp trên cổng.
- Người nộp chụp màn hình mã hồ sơ, trạng thái, thông báo nộp tiền, gửi vào nhóm gia đình ở mỗi mốc.
- Khi nhận kết quả, scan giấy chứng nhận mới và gửi bản số cho các thành viên có tên; bản gốc cất theo thoả thuận của gia đình.
Nhóm trao đổi của gia đình nên dùng kênh có mã hoá, chỉ gồm những người liên quan. Tránh đăng bản chụp giấy chứng nhận vào nhóm đông người hoặc nhóm có người ngoài.
Khi hoàn cảnh của một thành viên đã đổi khác
Hồ sơ nhiều người dễ vấp ở chỗ: giấy chứng nhận ghi lại một thời điểm, còn cuộc sống của từng người thì đã đi tiếp. Người đã lấy chồng, chuyển hộ khẩu đi tỉnh khác, đổi giấy tờ tuỳ thân, có người đã mất. Mỗi thay đổi như vậy cần một giấy tờ giải thích, nếu không cán bộ không thể khẳng định người ký văn bản hôm nay đúng là người có tên trên giấy năm xưa.
Với người đã mất trong số những người có tên, phần quyền của họ trở thành di sản. Trước khi các thành viên còn lại định đoạt cả thửa đất, phần di sản đó phải được khai nhận hoặc phân chia theo đúng thủ tục thừa kế. Đây là lý do nhiều gia đình định bán đất chung mới phát hiện phải làm thừa kế trước, kéo dài thêm vài tháng. Biết sớm thì lên kế hoạch được, biết muộn thì lỡ hẹn với bên mua.
Với người đã đổi giấy tờ nhân thân, thường cần giấy tờ thể hiện mối liên hệ giữa số giấy tờ cũ và mới, ví dụ giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc thông tin trên tài khoản định danh, tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận. Với người là người chưa thành niên, việc định đoạt phần của họ phải do người đại diện theo pháp luật thực hiện trong giới hạn luật cho phép, và công chứng viên sẽ hỏi kỹ phần này.
Cách làm gọn nhất là lập một bảng nhỏ: tên từng người có quyền, giấy tờ nhân thân ghi trên giấy chứng nhận, giấy tờ hiện tại, tình trạng (còn sống, đã mất, ở nước ngoài, chưa thành niên) và giấy tờ cần bổ sung. Bảng này giúp cả nhà thấy ngay ai còn thiếu gì, trước khi đặt lịch công chứng hay mở cổng nộp hồ sơ.
Phòng ngừa một người tự ý làm thủ tục
Một lo ngại hay nghe: nếu ai cũng nộp trực tuyến được, liệu một thành viên có thể tự mình sang tên phần đất chung? Về nguyên lý, các giao dịch định đoạt quyền sử dụng đất chung phải có sự tham gia của mọi người có chung quyền, và công chứng viên phải kiểm tra điều đó. Cơ quan đăng ký cũng đối chiếu văn bản công chứng với hồ sơ địa chính. Nộp trực tuyến không bỏ qua hai lớp kiểm soát này.
Rủi ro thật nằm ở chỗ khác: giấy tờ nhân thân và bản chụp giấy chứng nhận của các thành viên bị dùng để giả mạo văn bản uỷ quyền hoặc văn bản đồng ý. Vì vậy, đừng ký sẵn giấy tờ để trống nội dung, đừng gửi bản chụp giấy tờ tuỳ thân cho người không rõ mục đích, và nên giữ bản gốc giấy chứng nhận ở nơi được cả nhà biết.
Khi có tranh chấp giữa các thành viên, nộp hồ sơ lúc đó chỉ làm mọi việc phức tạp hơn. Cơ quan đăng ký có thể dừng giải quyết khi nhận được thông tin tranh chấp theo quy định. Hướng đúng là hoà giải trong gia đình, ở cơ sở, hoặc hỏi luật sư về phương án phân chia trước khi quay lại phần thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Vợ đứng ra nộp hồ sơ thì chồng có cần đăng nhập không?
Không cần cả hai cùng đăng nhập. Một người nộp bằng tài khoản của mình là đủ, miễn hồ sơ đính kèm đã thể hiện sự đồng ý của người còn lại, qua văn bản công chứng hoặc chữ ký, uỷ quyền theo yêu cầu của thủ tục. Thông báo sẽ gửi về người nộp.
Một người thừa kế không đồng ý ký thì có nộp hồ sơ được không?
Văn bản thoả thuận phân chia di sản cần sự tham gia của tất cả người thừa kế. Khi có người không đồng ý, công chứng viên thường không thể chứng nhận văn bản, và không có văn bản thì không đủ căn cứ đăng ký biến động. Hướng xử lý là hoà giải hoặc yêu cầu toà án chia di sản.
Người được uỷ quyền nộp có cần tài khoản định danh riêng không?
Có. Người nộp thay đăng nhập bằng tài khoản của chính mình và đính kèm văn bản uỷ quyền. Không nên mượn tài khoản của người có quyền để nộp, vì mọi thao tác sẽ ghi nhận dưới tên người đó và dễ phát sinh tranh cãi về sau.
Giấy chứng nhận cấp cho hộ gia đình từ lâu, nay muốn ghi rõ tên từng người thì làm thế nào?
Pháp luật hiện hành cho phép các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình đề nghị ghi rõ tên khi có nhu cầu. Trước hết cả nhà cần thống nhất danh sách thành viên, sau đó hỏi Văn phòng đăng ký đất đai về thủ tục và giấy tờ chứng minh phù hợp với trường hợp của mình.
Nhiều người cùng nhận thì ai là người nộp thuế?
Nghĩa vụ tài chính được xác định theo từng người có nghĩa vụ trong giao dịch, không theo người nộp hồ sơ. Thông báo thuế có thể ghi tên từng người. Người nộp hồ sơ có thể nộp tiền thay nếu cả nhà thống nhất, nhưng nên giữ chứng từ và thoả thuận bằng văn bản.
Có thể đổi người nộp giữa chừng không?
Hồ sơ đã nộp gắn với tài khoản người nộp và thường không chuyển sang tài khoản khác được. Nếu người nộp không thể tiếp tục, có thể uỷ quyền cho người khác thay mặt làm các bước tại quầy, hoặc rút hồ sơ và nộp lại. Hỏi nơi tiếp nhận để chọn cách ít tốn thời gian nhất.