Khi nộp hồ sơ đất đai trên mạng, mỗi giấy tờ phải chuyển thành một tệp. Có ba loại tệp với giá trị khác nhau: bản scan hoặc ảnh chụp thường do bạn tự làm, bản sao điện tử có chứng thực từ bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực cấp, và văn bản điện tử gốc do chính cơ quan phát hành ở dạng số. Trang thủ tục ghi thành phần nào là "bản chính", "bản sao" hay "bản chụp"; loại tệp bạn đính kèm phải tương xứng với yêu cầu đó.
Phần lớn hồ sơ trực tuyến bị trả không phải vì thiếu giấy, mà vì tệp không dùng được: mờ, thiếu trang, sai loại, hoặc quá dung lượng. Bài này giải thích từng loại bản số, gợi ý loại nào hợp với giấy tờ nào trong hồ sơ đất đai, và cách làm tệp để cán bộ đọc được ngay lần đầu.
Việc lưu trữ lâu dài giấy tờ nhà đất của gia đình ở dạng số là một chủ đề riêng. Ở đây chỉ bàn bản số dùng để nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước.
Ba loại bản số và giá trị của từng loại
Bảng so sánh dưới đây giúp bạn biết mình đang cầm loại tệp gì. Giá trị pháp lý cụ thể của từng loại theo quy định về chứng thực và giao dịch điện tử hiện hành; đây là mô tả ở mức nguyên lý.
| Loại bản số | Ai tạo ra | Giá trị khi nộp hồ sơ | Hợp với giấy tờ nào |
|---|---|---|---|
| Ảnh chụp, bản scan thường | Chính bạn | Dùng để cơ quan xem trước; khi cần, cán bộ đối chiếu với bản chính lúc nhận kết quả | Giấy chứng nhận (vì bản gốc sẽ phải nộp sau), giấy tờ cơ quan chỉ cần xem thông tin |
| Bản sao điện tử có chứng thực từ bản chính | Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, theo yêu cầu của bạn | Có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch theo quy định, không phải đối chiếu lại | Giấy tờ thủ tục yêu cầu bản sao có chứng thực: giấy chứng tử, giấy tờ chứng minh quan hệ, giấy tờ về nguồn gốc đất |
| Văn bản điện tử gốc | Cơ quan phát hành văn bản ở dạng số, có chữ ký số của cơ quan | Là bản chính ở dạng điện tử, dùng trực tiếp | Kết quả thủ tục điện tử đã có trước, chứng từ nộp tiền điện tử |
| Thông tin có sẵn trong cơ sở dữ liệu | Không cần tệp | Theo nguyên tắc chung, cơ quan khai thác trực tiếp, không bắt nộp lại | Thông tin nhân thân, cư trú đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư |
Dòng cuối thường bị bỏ quên. Khi hệ thống đã điền sẵn thông tin nhân thân từ tài khoản định danh, bạn không nhất thiết phải scan căn cước kèm theo, trừ khi trang thủ tục vẫn yêu cầu. Đính kèm thừa không làm hồ sơ hỏng, nhưng mỗi tệp thừa là thêm một bản chụp giấy tờ nhân thân nằm trên hệ thống.
Bản sao điện tử có chứng thực từ bản chính là gì
Đây là bản số được chụp từ bản chính rồi được người có thẩm quyền chứng thực xác nhận là đúng với bản chính, ký số và gắn thông tin chứng thực. Khác với ảnh bạn tự chụp, nó mang giá trị pháp lý của một bản sao có chứng thực, nên có thể dùng thay bản giấy khi thủ tục yêu cầu bản sao có chứng thực.
Người dân thường yêu cầu chứng thực bản sao điện tử qua cổng dịch vụ công hoặc tại nơi chứng thực: bạn mang bản chính đến (hoặc nộp yêu cầu trực tuyến rồi mang bản chính đến đối chiếu), nơi chứng thực chụp, xác nhận và trả lại tệp vào tài khoản của bạn. Phí chứng thực theo quy định hiện hành. Cách làm chi tiết thay đổi theo từng nơi, nên bạn kiểm tra trên trang thủ tục chứng thực của tỉnh.
Với hồ sơ đất đai, bản sao điện tử có chứng thực có ích nhất cho những giấy tờ sẽ dùng nhiều lần: giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ con, giấy đăng ký kết hôn. Một gia đình làm thủ tục thừa kế thường cần những giấy này cho cả công chứng, đăng ký biến động lẫn khai thuế. Chứng thực điện tử một lần và lưu trong tài khoản giúp đỡ phải đi sao y nhiều lần.
Riêng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì tình huống khác: vì đằng nào bạn cũng phải nộp bản gốc để chỉnh lý hoặc cấp mới, bản scan rõ thường là đủ cho bước nộp trực tuyến. Đừng tốn công chứng thực sổ đỏ nếu trang thủ tục không đòi.
Làm tệp scan đạt yêu cầu ngay lần đầu
Cán bộ tiếp nhận xem hàng chục hồ sơ mỗi ngày trên màn hình. Tệp dễ đọc được xử lý nhanh; tệp khó đọc bị trả lại. Một số nguyên tắc thực hành:
- Mỗi thành phần hồ sơ một tệp PDF, gộp đủ các trang của giấy đó theo đúng thứ tự, thay vì tải lên từng ảnh rời.
- Scan màu với giấy có con dấu, chữ ký, mã vạch; bản đen trắng làm mất dấu đỏ và nét ký mảnh.
- Độ phân giải vừa đủ để đọc số nhỏ: số phát hành phôi, số vào sổ cấp giấy, số thửa phải đọc rõ khi phóng to; chọn mức cao hơn nếu chữ bị nhoè.
- Không cắt mép: giữ nguyên khung giấy, để thấy giấy không bị cắt ghép; đừng xoay nghiêng hay làm phẳng bằng ứng dụng chỉnh ảnh quá đà.
- Đủ mặt sau và trang bổ sung của giấy chứng nhận, kể cả trang trắng giữa các trang có nội dung, để cán bộ thấy giấy liền mạch.
- Kiểm dung lượng: cổng thường giới hạn kích thước mỗi tệp; nén vừa phải bằng phần mềm PDF thay vì chụp lại ở độ phân giải thấp.
- Đặt tên tệp theo nội dung, ví dụ "01-giay-chung-nhan", "02-hop-dong-cong-chung", để cả bạn lẫn cán bộ biết ngay tệp nào là gì.
Nếu chụp bằng điện thoại, đặt giấy trên nền tối, chụp thẳng từ trên xuống, ánh sáng đều từ cửa sổ, tắt đèn flash. Các ứng dụng quét tài liệu tích hợp sẵn trong điện thoại thường cho kết quả đủ dùng nếu bạn kiểm lại từng trang trước khi lưu.
Khi nào cần ký số vào tệp đính kèm
Khi trang thủ tục yêu cầu. Một số thủ tục yêu cầu người nộp ký số vào đơn hoặc tờ khai để thay chữ ký tay. Nếu trang thủ tục không ghi, việc xác thực bằng tài khoản định danh điện tử thường đã đủ cho bước nộp.
Khi người nộp là tổ chức. Doanh nghiệp, tổ chức nộp hồ sơ đất đai thường phải ký số bằng chứng thư của tổ chức; đây là thói quen bắt buộc ở nhiều thủ tục dành cho tổ chức.
Khi muốn chứng minh tệp không bị sửa sau khi nộp. Chữ ký số gắn với nội dung tệp; nếu tệp bị chỉnh sau khi ký, phần mềm đọc PDF sẽ báo chữ ký không còn hợp lệ. Với tờ khai có số liệu quan trọng, ký số giúp bạn có bằng chứng về nội dung đã khai.
Ký số không biến bản scan thành bản sao có chứng thực. Chữ ký số cá nhân của bạn chỉ xác nhận bạn là người gửi tệp và nội dung tệp chưa bị đổi. Nó không chứng nhận bản scan đúng với bản chính; việc đó thuộc về người có thẩm quyền chứng thực.
Tận dụng phần lưu giấy tờ trên tài khoản dịch vụ công
Tài khoản trên cổng dịch vụ công có phần lưu giấy tờ, kết quả đã được số hoá của người dùng. Kết quả các thủ tục điện tử trước đó, bản sao điện tử có chứng thực, chứng từ nộp tiền có thể nằm ở đây. Khi làm thủ tục mới, một số cổng cho chọn lại giấy tờ trong kho thay vì tải tệp mới lên.
Thói quen nên có: mỗi khi nhận được một kết quả hoặc bản sao điện tử liên quan đến nhà đất, tải một bản về máy và lưu vào thư mục hồ sơ của thửa đất đó. Kho trên cổng tiện cho lần nộp sau, còn bản trên máy giúp bạn không phụ thuộc vào việc đăng nhập được hay không. Khi đổi số điện thoại, mất điện thoại hay quên mật khẩu, việc lấy lại tài khoản có thể mất thời gian, đúng lúc bạn đang cần giấy tờ.
Một lưu ý về quyền riêng tư: kho giấy tờ là dữ liệu nhạy cảm. Không đăng nhập cổng trên máy dùng chung ở quán, không cho người khác mượn tài khoản để "nộp giúp". Nếu cần người khác nộp thay, dùng văn bản uỷ quyền và tài khoản của chính người đó, như vậy mỗi người chịu trách nhiệm cho thao tác của mình.
Danh sách kiểm tra tệp trước khi bấm nộp
Trước khi xác nhận nộp hồ sơ, mở lại từng tệp vừa đính kèm và đi qua danh sách ngắn sau:
- Tệp đã đặt đúng ô thành phần hồ sơ, không tải nhầm hợp đồng vào ô tờ khai.
- Mọi trang đều đọc rõ khi phóng to, kể cả số nhỏ và nét chữ ký.
- Thứ tự trang đúng, không trang nào lộn ngược.
- Giấy nào trang thủ tục ghi "bản sao có chứng thực" thì tệp là bản sao điện tử có chứng thực hoặc bạn đã sẵn bản giấy để đối chiếu.
- Không tệp nào chứa giấy tờ của người không liên quan đến hồ sơ, ví dụ ảnh chụp chung nhiều giấy trên một bàn.
- Dung lượng nằm trong giới hạn, tải lên thành công và xem lại được ngay trên cổng.
Sau khi nộp, tải về bản tóm tắt hồ sơ hoặc chụp màn hình danh sách tệp đã nộp. Khi bị yêu cầu bổ sung, bạn biết chính xác cán bộ đang nhìn thấy những gì.
Nếu hồ sơ có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, chẳng hạn giấy chứng tử do nước ngoài cấp cho người để lại di sản, phần dịch và hợp pháp hoá phải xong trước khi scan. Đính kèm bản tiếng nước ngoài chưa dịch gần như chắc chắn dẫn tới yêu cầu bổ sung, vì cán bộ không có căn cứ để đọc và đối chiếu nội dung.
Câu hỏi thường gặp
Bản scan sổ đỏ có thay được bản gốc khi làm thủ tục không?
Không. Bản scan giúp cơ quan xem trước hồ sơ, nhưng với thủ tục phải ghi thay đổi lên giấy chứng nhận hoặc cấp giấy mới, bạn vẫn phải nộp bản gốc. Bản scan cũng không thay bản gốc trong giao dịch dân sự như công chứng chuyển nhượng.
Bản sao điện tử có chứng thực dùng được mấy lần?
Về nguyên tắc, bản sao có chứng thực, kể cả dạng điện tử, có thể dùng cho nhiều giao dịch khác nhau. Tuy vậy, một số nơi nhận hồ sơ có yêu cầu riêng về thời điểm chứng thực. Khi dùng cho thủ tục quan trọng, nên đọc kỹ hướng dẫn của nơi nhận.
Tự chụp bằng điện thoại có được không hay bắt buộc máy scan?
Ảnh chụp bằng điện thoại vẫn được chấp nhận nếu rõ nét, đủ trang, không bị nghiêng hay loá. Điều quan trọng là cán bộ đọc được số hiệu và chi tiết. Ứng dụng quét tài liệu trên điện thoại thường tự cắt khung và làm phẳng, đủ dùng cho phần lớn hồ sơ.
Giấy tờ cũ bị ố, rách có chứng thực bản sao điện tử được không?
Nơi chứng thực có thể từ chối nếu bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, không còn đọc được nội dung hoặc không xác định được tính hợp lệ. Giấy chỉ cũ, ố nhẹ mà nội dung rõ thì thường vẫn chứng thực được. Giấy hư hỏng nặng nên hỏi cơ quan đã cấp về việc cấp bản sao từ sổ gốc.
Có nên ghép tất cả giấy tờ vào một tệp PDF cho gọn không?
Không nên. Cổng thường có từng ô cho từng thành phần hồ sơ, và cán bộ kiểm tra theo từng ô. Ghép chung khiến họ phải lật tìm, dễ bị đánh giá thiếu thành phần. Mỗi giấy một tệp, đặt đúng ô, là cách dễ được tiếp nhận nhất.
Tệp đã nộp có sửa được không?
Sau khi nộp, thường bạn không tự sửa được tệp. Nếu phát hiện sai, chờ cán bộ yêu cầu bổ sung hoặc liên hệ nơi tiếp nhận để được hướng dẫn. Một số cổng cho rút hồ sơ khi chưa được tiếp nhận; khi đó bạn nộp lại hồ sơ mới với tệp đúng.