Lưu trữ một hợp đồng điện tử nhà đất nghĩa là giữ được bốn thứ: tệp hợp đồng đã ký đủ chữ ký, nhật ký ký do nền tảng xuất hoặc thông tin chữ ký số nằm trong tệp, các phụ lục và tệp đính kèm, và chứng từ thực hiện như chuyển khoản tiền cọc, biên bản bàn giao. Tất cả phải mở lại được nguyên vẹn trong suốt thời gian còn có thể phát sinh tranh chấp hoặc nghĩa vụ thuế.
Luật Giao dịch điện tử 2023 coi việc lưu trữ thông điệp dữ liệu đạt yêu cầu khi nội dung truy cập và sử dụng được để tham chiếu, giữ được dạng khi khởi tạo hoặc dạng chứng minh được nội dung không đổi, và xác định được nguồn gốc, thời điểm gửi nhận. Đó là nguyên lý. Bài này biến nó thành việc cụ thể cho chủ nhà, môi giới và văn phòng quản lý cho thuê.
Bộ hồ sơ tối thiểu của một hợp đồng điện tử
Với mỗi hợp đồng nhà đất ký điện tử, thư mục lưu nên có các tệp sau:
- Tệp hợp đồng bản cuối: tệp PDF sau khi đủ chữ ký, tải trực tiếp từ nền tảng hoặc tệp có chữ ký số; không phải bản in ra rồi quét lại.
- Nhật ký ký: trang hoặc tệp riêng ghi ai được mời, xác thực bằng gì, thời điểm mở, thời điểm ký, địa chỉ mạng hoặc thiết bị nếu nền tảng ghi.
- Mã băm hoặc mã định danh tệp: nhiều nền tảng in mã này trong nhật ký; ghi lại để đối chiếu tệp về sau.
- Phụ lục theo số thứ tự: mỗi phụ lục cũng kèm nhật ký ký riêng.
- Tệp đính kèm được liệt kê trong hợp đồng: biên bản bàn giao, ảnh hiện trạng, nội quy, bản vẽ, danh mục đồ đạc.
- Chứng từ thực hiện: chứng từ chuyển khoản tiền cọc, tiền thuê hoặc phí, biên bản trả nhà, chứng từ hoàn cọc.
- Thông báo quan trọng: thư điện tử thông báo tăng giá, gia hạn, chấm dứt, lưu nguyên thư kèm phần thông tin người gửi và thời điểm.
Chỉ giữ tệp hợp đồng mà thiếu nhật ký là sai lầm phổ biến. Với hợp đồng ký bằng OTP hoặc eKYC, phần chứng minh ai đã ký nằm ở nhật ký chứ không nằm trong tệp PDF. Mất nhật ký là mất nửa bằng chứng.
Vì sao bản in ra rồi quét lại không phải bản gốc
Một thói quen dễ hiểu là in hợp đồng điện tử ra giấy, kẹp vào bìa hồ sơ, rồi có khi quét lại để lưu. Bản in đó tiện để đọc, nhưng về mặt chứng minh, nó chỉ là bản sao. Tệp quét không còn chữ ký số, không còn mã băm trùng với tệp đã ký, không còn liên kết với nhật ký của nền tảng.
Khi tranh chấp, bên kia có thể đặt câu hỏi bản in có trùng với bản đã ký không. Với tệp gốc, câu hỏi đó trả lời bằng cách kiểm chữ ký số hoặc đối chiếu mã băm với nhật ký. Với bản in, bạn phải dựa vào bằng chứng khác. Vì vậy, nếu thích giữ bản giấy, hãy coi nó là bản tham khảo và luôn giữ tệp gốc bên cạnh.
Cũng vì lý do này, đừng mở tệp đã ký bằng phần mềm chỉnh sửa rồi lưu đè. Một số phần mềm tự động lưu lại khi bạn chỉ thêm ghi chú, làm thay đổi tệp và khiến chữ ký số báo đã bị sửa. Cách an toàn là đặt quyền chỉ đọc cho thư mục lưu tệp gốc, và làm việc trên một bản sao khi cần ghi chú.
Lưu ở đâu: so sánh các lựa chọn
Không có nơi lưu nào hoàn hảo. Cách làm bền là kết hợp ít nhất hai nơi khác loại:
| Nơi lưu | Ưu điểm | Rủi ro | Dùng như thế nào |
|---|---|---|---|
| Kho của nền tảng ký | Có sẵn, kèm nhật ký, dễ tra | Ngừng dịch vụ, khoá khi ngừng trả phí, đổi điều khoản | Nơi làm việc, không phải nơi lưu duy nhất |
| Dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân hoặc doanh nghiệp | Truy cập mọi nơi, có lịch sử phiên bản | Tài khoản bị chiếm, chia sẻ nhầm | Bật xác thực hai lớp, hạn chế chia sẻ |
| Ổ cứng gắn ngoài hoặc máy chủ tại văn phòng | Mình kiểm soát hoàn toàn | Hỏng, mất, cháy, không ai kiểm định kỳ | Sao chép định kỳ, cất ở nơi khác văn phòng |
| Phần mềm quản lý văn phòng môi giới hoặc toà nhà | Gắn với hồ sơ căn, phân quyền | Phụ thuộc nhà cung cấp, khó xuất dữ liệu | Kiểm khả năng xuất toàn bộ tệp gốc trước khi chọn |
Quy tắc nhiều người làm công nghệ thông tin quen dùng là ba bản, hai loại phương tiện, một bản ở nơi khác. Với hộ gia đình hoặc chủ nhà vài căn, tối thiểu nên có một bản trên đám mây có bật xác thực hai lớp và một bản trên ổ cứng cất ở nhà. Với văn phòng, cần thêm chính sách ai được truy cập thư mục nào.
Giữ bao lâu
Ít nhất hết thời hạn hợp đồng cộng thời gian xử lý sau cùng. Hợp đồng thuê hết hạn không có nghĩa là mọi việc đã xong. Quyết toán tiền cọc, khiếu nại hư hỏng, khoản nợ còn lại có thể phát sinh sau đó. Giữ hồ sơ thêm một khoảng thời gian sau khi đã hoàn cọc là thói quen tốt.
Theo thời hiệu khởi kiện và nghĩa vụ thuế. Pháp luật có quy định về thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng và thời hạn lưu chứng từ liên quan nghĩa vụ thuế. Bài này không nêu con số vì tuỳ loại việc và có thể được sửa đổi; bạn nên kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế, người có chuyên môn. Khi không chắc, giữ lâu hơn an toàn hơn xoá sớm.
Hồ sơ gắn với tài sản thì giữ theo tài sản. Hợp đồng mua bán, đặt cọc mua, hồ sơ bàn giao nhà từ chủ đầu tư nên giữ chừng nào bạn còn sở hữu tài sản, và chuyển cho người mua khi bán nếu phù hợp. Đây là phần lịch sử của căn nhà.
Văn phòng môi giới và ban quản lý theo quy chế nội bộ. Tổ chức nên có quy chế lưu trữ ghi rõ loại hồ sơ, thời hạn giữ, người chịu trách nhiệm, cách huỷ khi hết hạn. Hồ sơ có dữ liệu cá nhân không nên giữ vô thời hạn mà không có lý do.
Ai được mở thư mục hợp đồng
Hộ gia đình: ít nhất hai người biết nơi lưu. Hợp đồng nhà đất của gia đình thường do một người phụ trách. Khi người đó ốm, đi xa hay qua đời, người còn lại không biết tệp ở đâu, mật khẩu là gì. Một tờ ghi chú cất cùng giấy tờ quan trọng, nói rõ nơi lưu và cách mở, giải quyết được chuyện này mà không phải chia sẻ mật khẩu hằng ngày.
Văn phòng môi giới: theo vai trò, không theo người. Môi giới phụ trách căn nào xem hợp đồng căn đó; trưởng nhóm xem nhóm mình; người phụ trách pháp lý xem tất cả. Khi một người nghỉ việc, chỉ cần thu hồi vai trò, không phải đi tìm từng thư mục đã chia sẻ.
Ban quản lý toà nhà: tách hợp đồng khỏi dữ liệu vận hành. Nhân viên lễ tân cần biết căn nào đang có người thuê, không cần đọc hợp đồng thuê của cư dân. Đặt hợp đồng ở khu vực riêng, chỉ người được giao mới mở được.
Ghi lại ai đã mở. Nhiều dịch vụ lưu trữ có nhật ký truy cập. Bật chức năng này cho thư mục hợp đồng giúp phát hiện truy cập bất thường và trả lời được câu hỏi ai đã xem hồ sơ khi có khiếu nại về lộ thông tin.
Khi nền tảng ký điện tử thông báo ngừng dịch vụ
Nền tảng nào cũng có thể đóng cửa, sáp nhập hoặc đổi chính sách. Khi nhận thông báo, làm theo thứ tự:
- Đọc kỹ mốc thời gian: ngày ngừng ký mới, ngày ngừng truy cập kho, ngày xoá dữ liệu.
- Xuất toàn bộ hợp đồng kèm nhật ký ký, không chỉ những hợp đồng đang hiệu lực; nhiều nền tảng có chức năng xuất hàng loạt.
- Kiểm ngẫu nhiên vài tệp đã xuất: mở được, chữ ký số còn hợp lệ, nhật ký đầy đủ.
- Lập danh mục những gì đã xuất, đối chiếu với bảng theo dõi hợp đồng để không sót.
- Với các hợp đồng còn hiệu lực, ghi chú nơi lưu mới; các phụ lục về sau ký trên nền tảng mới phải dẫn chiếu tới tệp gốc đã xuất.
- Lưu giữ thông báo ngừng dịch vụ của nền tảng cũ, phòng khi sau này cần giải thích vì sao nhật ký có định dạng khác.
Tốt nhất là không phải đợi thông báo. Một lịch xuất định kỳ, mỗi quý hoặc mỗi nửa năm, giúp kho lưu của bạn luôn đầy đủ dù nền tảng có chuyện gì.
Định dạng tệp và dấu thời gian cho lưu lâu dài
Tệp PDF là định dạng phổ biến nhất cho hợp đồng điện tử. Với lưu trữ dài hạn, có một biến thể PDF được thiết kế để mở lại được sau nhiều năm mà không phụ thuộc phông chữ hay phần mềm bên ngoài. Một số nền tảng cho chọn xuất ra dạng này. Nếu có, nên chọn cho các hợp đồng dài hạn như hợp đồng mua bán, hồ sơ bàn giao.
Với chữ ký số, một vấn đề ít người biết là chứng thư có thời hạn. Nhiều năm sau, khi chứng thư đã hết hạn, phần mềm có thể báo chữ ký "không xác định được". Chữ ký vẫn có giá trị nếu chứng minh được nó được tạo khi chứng thư còn hiệu lực. Dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ cấp, gắn vào lúc ký, là cách chứng minh điều đó. Khi chọn dịch vụ ký số cho hợp đồng dài hạn, nên hỏi về dấu thời gian.
Cuối cùng, đặt tên tệp không dấu, không ký tự đặc biệt, theo khuôn cố định. Tên tệp có dấu tiếng Việt đôi khi bị lỗi khi chuyển giữa các hệ điều hành hoặc khi nén, khiến tệp không mở được đúng tên.
Câu hỏi thường gặp
Chụp màn hình hợp đồng trên ứng dụng có thay được tệp gốc không?
Không. Ảnh chụp màn hình chỉ cho thấy nội dung đã hiển thị, không chứa chữ ký số, không chứa mã băm, và dễ bị nghi ngờ chỉnh sửa. Nó có thể dùng làm tài liệu tham khảo nhanh, nhưng bạn vẫn phải tải tệp gốc và nhật ký từ nền tảng.
Lưu hợp đồng trong thư điện tử có được coi là lưu trữ không?
Có thể coi là một nơi lưu, vì thư điện tử giữ được tệp đính kèm và thời điểm nhận. Nhưng hộp thư dễ bị đầy, bị xoá nhầm, hoặc bị chiếm tài khoản. Nên chuyển tệp ra thư mục lưu có cấu trúc và chỉ coi hộp thư là nơi nhận.
Văn phòng môi giới có được giữ hợp đồng của khách sau khi kết thúc không?
Được giữ trong phạm vi cần thiết cho nghĩa vụ pháp lý và quyền lợi hợp pháp, theo quy chế nội bộ. Dữ liệu cá nhân của khách phải được bảo vệ và không dùng cho mục đích khác khi khách chưa đồng ý. Bạn nên kiểm quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Mất điện thoại có mất hợp đồng điện tử không?
Nếu hợp đồng chỉ nằm trong ứng dụng trên điện thoại và không có bản lưu khác, bạn có thể gặp khó, dù nhiều nền tảng vẫn giữ bản trên máy chủ. Đó là lý do nên tải về và sao lưu ở nơi độc lập. Đồng thời, khoá tài khoản các nền tảng ký và đổi mật khẩu ngay khi mất máy.
Có cần mã hoá thư mục lưu hợp đồng không?
Nên mã hoá nếu thư mục chứa nhiều hợp đồng có thông tin cá nhân, nhất là trên máy tính xách tay hay ổ cứng gắn ngoài dễ mất. Điều quan trọng là quản lý mật khẩu giải mã cẩn thận và có người thứ hai tin cậy biết cách mở, để hồ sơ không bị khoá vĩnh viễn khi người giữ khoá vắng mặt.