Thoả thuận đặt cọc có thể lập và ký bằng điện tử. Theo nguyên tắc của Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là một biện pháp bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng; luật không bắt buộc đặt cọc phải công chứng, và văn bản điện tử đủ điều kiện được coi như văn bản giấy. Với cọc thuê nhà, ký điện tử là đủ dùng nếu làm cẩn thận.
Với cọc mua nhà đất, câu chuyện khác ở chỗ số tiền lớn và bên nhận cọc phải là người có quyền bán. Ký điện tử không sai, nhưng phần kiểm người và kiểm tài sản trước khi ký quan trọng hơn hình thức ký. Bài này tách hai trường hợp, nêu những dòng bắt buộc phải có trong một văn bản cọc điện tử, và dấu vết cần giữ.
Đặt cọc là gì, và vì sao hình thức điện tử không làm đổi bản chất
Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản trong một thời hạn để bảo đảm hai bên sẽ ký hoặc thực hiện một hợp đồng. Quy tắc mặc định mà nhiều người đã quen: nếu bên đặt cọc từ chối giao kết thì mất cọc; nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và thêm một khoản tương đương, trừ khi các bên thoả thuận khác. Chính câu "trừ khi thoả thuận khác" khiến nội dung văn bản cọc trở nên quan trọng.
Hình thức điện tử chỉ thay đổi cách ghi lại thoả thuận, không đổi quy tắc trên. Một văn bản cọc ký qua nền tảng điện tử, nếu xác định được người ký và nội dung không bị sửa, có giá trị như tờ giấy cọc viết tay. Ngược lại, một tin nhắn "anh chuyển cọc rồi nhé" kèm ảnh chụp chuyển khoản chỉ chứng minh có dòng tiền, chưa chứng minh được tiền đó cọc cho việc gì, đến hạn nào, ai mất cọc khi nào.
Vì vậy, khi nói "đặt cọc điện tử", bạn nên hiểu là hai thứ đi cùng nhau: văn bản thoả thuận ký điện tử và khoản tiền chuyển qua ngân hàng có nội dung khớp với văn bản. Thiếu một trong hai, bằng chứng bị hở.
Cọc thuê nhà và cọc mua nhà đất: khác nhau ở đâu khi ký điện tử
Cả hai đều có thể ký điện tử, nhưng mức kiểm cần thiết rất khác. Bảng sau so sánh theo từng khía cạnh:
| Khía cạnh | Cọc thuê nhà | Cọc mua nhà đất |
|---|---|---|
| Số tiền thường gặp | Một vài tháng tiền thuê | Có thể là phần đáng kể giá trị tài sản |
| Bên nhận cọc cần chứng minh | Có quyền cho thuê căn đó | Là người có quyền bán, đủ người đồng sở hữu đồng ý |
| Hợp đồng chính về sau | Hợp đồng thuê, thường không bắt buộc công chứng | Hợp đồng chuyển nhượng hoặc mua bán, thường phải công chứng |
| Mức xác thực khi ký nên dùng | Nền tảng có xác thực qua điện thoại là đủ | Chữ ký số hoặc gặp mặt ký kèm đối chiếu giấy tờ |
| Rủi ro điển hình | Phòng đã cho người khác thuê | Người nhận cọc không phải chủ, tài sản đang tranh chấp hoặc thế chấp |
Điểm đáng nhớ: với cọc mua nhà đất, ký điện tử không thay được việc kiểm giấy chứng nhận, kiểm tình trạng thế chấp và xác định đủ người có quyền. Nhiều vụ mất cọc không phải vì văn bản yếu, mà vì người nhận tiền không có quyền bán. Phần kiểm này nên làm với cơ quan đăng ký đất đai hoặc công chứng viên trước khi chuyển tiền.
Những dòng phải có trong văn bản đặt cọc điện tử
Một văn bản cọc điện tử nên ghi rõ các nội dung sau. Dòng nào bỏ trống là chỗ có thể tranh cãi về sau:
- Các bên: họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, và với cọc mua nhà đất là đủ mọi người có quyền đối với tài sản hoặc văn bản uỷ quyền của họ.
- Tài sản: địa chỉ, thông tin thửa đất hoặc căn hộ theo giấy chứng nhận, với cọc thuê là số phòng và tình trạng bàn giao.
- Số tiền cọc và cách giao: chuyển khoản vào tài khoản đứng tên ai, nội dung chuyển khoản ghi gì.
- Mục đích cọc: bảo đảm ký hợp đồng thuê, hay bảo đảm ký hợp đồng chuyển nhượng, hay cả hai giai đoạn.
- Thời hạn: ngày cuối cùng các bên phải ký hợp đồng chính; điều gì xảy ra nếu chậm vì lý do khách quan, ví dụ hồ sơ đang chờ cơ quan giải quyết.
- Xử lý cọc: mất cọc, trả cọc, phạt cọc trong từng tình huống; tiền cọc có được trừ vào tiền thuê hoặc giá mua hay không.
- Cam kết của bên nhận cọc: tài sản không tranh chấp, không bị kê biên, tình trạng thế chấp nếu có và cách giải chấp.
- Phương thức điện tử: các bên đồng ý ký và lưu văn bản dưới dạng điện tử, địa chỉ nhận thông báo của mỗi bên.
Khi viết phần xử lý cọc, nên dùng câu cụ thể thay vì chung chung. "Nếu bên bán không ký hợp đồng chuyển nhượng trước ngày đã thoả thuận thì phải trả lại tiền cọc và một khoản bằng tiền cọc trong vòng một số ngày nhất định" rõ hơn nhiều so với "bên vi phạm chịu phạt theo quy định".
Kiểm người trước khi bấm ký
Đối chiếu tên trên văn bản với tên trên giấy chứng nhận. Người ký nhận cọc phải trùng với người đứng tên, hoặc có văn bản uỷ quyền. Nếu tài sản đứng tên hai vợ chồng hay nhiều người thừa kế, một người ký nhận cọc chưa đủ để ràng buộc những người kia.
Đối chiếu tài khoản nhận tiền. Tài khoản nhận cọc nên đứng tên bên nhận cọc trên văn bản. Nếu được đề nghị chuyển vào tài khoản người thân hay của môi giới, hãy hỏi lý do và ghi rõ điều đó vào văn bản, có xác nhận của bên nhận cọc.
Đừng gửi ảnh giấy tờ tuỳ thân qua kênh không rõ. Một số vụ lừa đảo bắt đầu bằng việc xin ảnh căn cước "để làm hợp đồng cọc". Nếu nền tảng ký có xác thực danh tính, hãy dùng chức năng đó. Nếu phải gửi, gửi qua kênh có mã hoá cho đúng người, ghi mục đích lên bản chụp.
Với cọc mua nhà đất, cân nhắc gặp mặt. Gặp tại văn phòng công chứng hoặc tại tài sản để xem bản gốc giấy chứng nhận rồi mới ký và chuyển tiền là cách làm chậm hơn nhưng giảm nhiều rủi ro. Phần ký có thể vẫn điện tử; phần nhìn tận mắt thì không thay được.
Dòng tiền và văn bản phải khớp nhau
Ngay sau khi văn bản cọc đủ chữ ký, mới chuyển tiền. Nội dung chuyển khoản nên có một mã nối với văn bản, ví dụ "cọc thuê phòng số mấy theo thoả thuận ngày nào", hoặc số văn bản nếu nền tảng tự cấp số. Chuyển trước rồi ký sau dễ dẫn tới tình huống tiền đã đi mà văn bản chưa thành, hoặc văn bản ký với nội dung khác điều đã nói miệng.
Nếu cọc chia làm nhiều lần, mỗi lần chuyển là một chứng từ riêng, và văn bản nên có bảng ghi nhận các lần đã nhận. Khi bên nhận cọc xác nhận đã nhận đủ, xác nhận đó nên được lập bằng cùng phương thức điện tử, chứ không chỉ là một tin nhắn.
Giữ bản sao kê hoặc chứng từ chuyển khoản có xác nhận của ngân hàng trong cùng thư mục với văn bản cọc. Ảnh chụp màn hình ứng dụng ngân hàng tiện nhưng dễ bị nghi ngờ; khi cần đưa ra làm chứng cứ, chứng từ do ngân hàng xuất sẽ có trọng lượng hơn.
Ví dụ giả định: cọc thuê một căn hộ ký hoàn toàn trên điện thoại
Để hình dung, xét một tình huống giả định ở Huế: chị Lan muốn thuê căn hộ hai phòng ngủ của một chủ nhà đang công tác ở tỉnh khác, việc xem nhà do người thân chủ nhà dẫn.
- Chị Lan xem căn hộ trực tiếp cùng người thân chủ nhà, chụp ảnh hiện trạng, hỏi tiền thuê, tiền cọc và ngày có thể vào ở.
- Chủ nhà gửi qua nền tảng ký điện tử một văn bản thoả thuận cọc, trong đó ghi rõ căn hộ, số tiền cọc, hạn cuối ký hợp đồng thuê, tiền cọc được chuyển thành tiền đặt cọc bảo đảm của hợp đồng thuê.
- Văn bản ghi tài khoản nhận tiền đứng tên chủ nhà, không phải tài khoản người thân dẫn xem; người thân chỉ có vai trò dẫn xem, không nhận tiền.
- Chị Lan xác thực qua mã gửi tới điện thoại của mình và ký; chủ nhà ký sau cùng, nền tảng khoá tệp và gửi bản cuối cho cả hai.
- Chị Lan chuyển khoản với nội dung ghi số văn bản cọc; chủ nhà gửi xác nhận đã nhận đủ bằng một phụ lục ngắn ký qua cùng nền tảng.
- Một tuần sau, hai bên ký hợp đồng thuê điện tử; điều khoản cọc trong hợp đồng thuê dẫn chiếu tới văn bản cọc đã ký, để khoản tiền không bị tính hai lần.
Trong ví dụ, không ai phải gửi ảnh căn cước cho ai qua tin nhắn, không có khoản tiền nào đi trước chữ ký, và mọi bước đều để lại tệp có thể mở lại. Nếu đây là cọc mua căn hộ thay vì thuê, thì cần thêm bước xem bản gốc giấy chứng nhận và kiểm tình trạng thế chấp trước khi chuyển tiền.
Hiểu lầm hay gặp
"Cọc qua tin nhắn cũng như giấy cọc." Tin nhắn có thể được dùng làm chứng cứ, nhưng thường thiếu các yếu tố như thời hạn, mục đích, cách xử lý khi một bên không ký. Khi tranh chấp, các bên sẽ cãi về những gì không được viết ra.
"Ký điện tử thì không cần công chứng hợp đồng chính." Hai việc độc lập. Đặt cọc có thể ký điện tử, nhưng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hay mua bán nhà giữa cá nhân thường vẫn phải làm theo thủ tục công chứng, chứng thực. Hãy hỏi công chứng viên về hiện trạng thủ tục.
"Cọc càng nhiều càng chắc." Cọc lớn làm thiệt hại lớn hơn khi gặp người không có quyền bán. Khoản cọc nên tương xứng với thời gian giữ tài sản và rủi ro mà bên bán chịu khi từ chối người khác. Mức cụ thể là chuyện thoả thuận của các bên.
"Đã có văn bản cọc thì môi giới không cần ký." Nếu môi giới giữ tiền cọc hộ hay đứng ra nhận, vai trò đó phải được ghi rõ trong văn bản và có xác nhận của người có quyền bán. Tiền cọc giao cho người không được uỷ quyền là rủi ro thường gặp.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản đặt cọc mua đất có cần công chứng không?
Theo nguyên tắc chung, luật không bắt buộc công chứng văn bản đặt cọc. Tuy vậy, nhiều người chọn làm tại tổ chức hành nghề công chứng khi số tiền lớn để có thêm người kiểm giấy tờ và xác định các bên. Bạn nên hỏi công chứng viên về lợi ích và chi phí trong trường hợp của mình.
Ký cọc điện tử với người đang ở nước ngoài có được không?
Về nguyên tắc có thể, nhưng cần xác định danh tính chắc chắn và kiểm quyền đối với tài sản. Nếu người đó uỷ quyền cho người trong nước, văn bản uỷ quyền lập ở nước ngoài có thể cần thủ tục hợp pháp hoá hoặc chứng thực riêng. Nên hỏi cơ quan đại diện hoặc công chứng viên trước.
Bên nhận cọc chặn liên lạc sau khi nhận tiền thì làm gì?
Giữ nguyên văn bản cọc đã ký, nhật ký ký, chứng từ chuyển khoản và toàn bộ trao đổi. Bạn có thể gửi thông báo yêu cầu thực hiện theo địa chỉ đã ghi trong văn bản. Nếu có dấu hiệu chiếm đoạt, liên hệ cơ quan công an nơi gần nhất. Tranh chấp dân sự về cọc nên nhờ người có chuyên môn tư vấn.
Có thể huỷ văn bản cọc điện tử theo thoả thuận không?
Có. Hai bên lập văn bản thanh lý hoặc huỷ thoả thuận cọc, ghi rõ tiền cọc được xử lý thế nào, và ký theo cùng phương thức điện tử. Đừng chỉ nhắn tin đồng ý huỷ rồi chuyển tiền lại, vì sau này một bên có thể cho rằng khoản chuyển đó là việc khác.
Cọc giữ phòng trọ trước khi xem có nên ký điện tử không?
Nếu chưa xem phòng, không nên chuyển cọc. Nhiều tin cho thuê ảo đòi cọc giữ chỗ trước khi xem. Nếu vẫn muốn giữ chỗ, hãy xem phòng trực tiếp hoặc qua gọi video có người thật dẫn đi, kiểm người cho thuê có quyền với phòng đó, rồi mới ký văn bản cọc nhỏ có điều kiện hoàn lại rõ ràng.
Nền tảng ký điện tử có thay được người làm chứng không?
Nhật ký của nền tảng ghi lại thời điểm, thiết bị và cách xác thực, phần nào thay vai trò chứng kiến. Nhưng nó chỉ chứng minh được những gì xảy ra trên nền tảng, không chứng minh người ký đã hiểu nội dung. Với giao dịch lớn, gặp mặt có người chứng kiến hoặc làm tại công chứng vẫn có giá trị riêng.