Để ký hợp đồng thuê nhà online cho nhiều căn mà không rối, chủ nhà cần làm theo một quy trình cố định gồm sáu bước: chuẩn hoá một bộ mẫu, tách phần thay đổi theo từng căn, kiểm người thuê trước khi gửi, gửi ký theo thứ tự, khoá bản cuối và lưu theo một cách đặt tên thống nhất. Khi đã chạy quen, mỗi hợp đồng mới chỉ còn là việc điền vài trường dữ liệu.
Người có một căn cho thuê thì ký điện tử mỗi năm một lần, sai sót ít. Người có mười lăm phòng trọ hoặc năm căn hộ thì khác: mỗi tháng đều có người vào, người ra, gia hạn, đổi giá. Không có quy trình thì sẽ có lúc gửi nhầm bản của phòng này cho người thuê phòng kia. Bài này viết cho nhóm chủ nhà đó.
Sáu bước của một hợp đồng thuê ký online
Trình tự dưới đây áp dụng được cho dù bạn dùng nền tảng ký điện tử chuyên dụng, phần mềm quản lý cho thuê có chức năng ký, hay chỉ dùng tệp PDF và chữ ký số:
- Chuẩn bị mẫu gốc: một bản hợp đồng đã được người có chuyên môn đọc, khoá phần điều khoản chung, chỉ để trống các trường thay đổi.
- Điền dữ liệu của căn và người thuê: số phòng, diện tích, giá thuê, tiền cọc, ngày bắt đầu, thời hạn, chỉ số điện nước ban đầu.
- Kiểm danh tính và năng lực của người thuê: đúng người, đủ tuổi, người cùng ở được khai báo.
- Gửi bản xem trước: người thuê đọc và hỏi lại trước khi bước vào luồng ký, tránh sửa giữa chừng.
- Gửi ký theo thứ tự: thường người thuê ký trước, chủ nhà ký sau cùng để kiểm lần cuối rồi khoá.
- Tải bản cuối và lưu: lưu tệp đã ký, nhật ký ký và các phụ lục vào thư mục của căn đó, sao lưu thêm một nơi.
Điểm mấu chốt nằm ở bước một và bước hai: phần không đổi phải thật sự không đổi, phần đổi phải được điền từ một nguồn dữ liệu duy nhất. Hầu hết lỗi trong hợp đồng thuê nhiều căn đến từ việc sao chép bản cũ của phòng khác rồi sửa tay, để sót tên người thuê cũ hoặc giá cũ ở một trang nào đó.
Chuẩn hoá mẫu: tách điều khoản chung khỏi dữ liệu của từng căn
Hãy coi hợp đồng thuê gồm hai lớp. Lớp thứ nhất là điều khoản chung: quyền và nghĩa vụ hai bên, cách thanh toán, cách tính điện nước, quy định về khách đến ở, nuôi thú cưng, sửa chữa, báo trước khi chấm dứt, xử lý tiền cọc. Lớp này giống nhau cho mọi phòng trong cùng một khu và chỉ nên thay đổi khi bạn chủ động sửa mẫu.
Lớp thứ hai là dữ liệu biến đổi: tên và giấy tờ người thuê, số phòng, diện tích, giá, cọc, ngày, thời hạn, danh sách đồ đạc. Lớp này nên được nhập từ một bảng dữ liệu hoặc từ hồ sơ căn trong phần mềm, không gõ trực tiếp vào thân hợp đồng. Các nền tảng ký điện tử thường cho tạo mẫu có trường điền; bảng tính cũng làm được việc tương tự với chức năng trộn thư.
Khi tách như vậy, bạn được hai lợi ích. Một là giảm lỗi sao chép. Hai là khi cần sửa một điều khoản chung, ví dụ thay cách tính tiền nước theo đồng hồ riêng, bạn sửa mẫu một lần và đánh số phiên bản mẫu, chẳng hạn mẫu phiên bản ba áp dụng từ một ngày nhất định. Hợp đồng nào ký theo mẫu nào thì ghi rõ ở chân trang. Sau này đọc lại, bạn biết ngay người thuê phòng nào đang chịu điều khoản nào.
Trường dữ liệu nên có trong hồ sơ mỗi căn
Bảng sau gợi ý các trường cần chuẩn hoá. Cột cuối nêu lỗi hay gặp khi các trường này được gõ tay.
| Trường | Vì sao cần chuẩn hoá | Lỗi hay gặp khi gõ tay |
|---|---|---|
| Mã căn hoặc số phòng | Khoá chính để nối hợp đồng, hoá đơn, sự cố | Viết lẫn "P.2", "phòng 2", "02" |
| Diện tích và đồ đạc kèm theo | Căn cứ bàn giao và trả nhà | Sao từ phòng khác, sai danh sách đồ |
| Giá thuê và kỳ thanh toán | Căn cứ nhắc tiền và phụ lục tăng giá | Ghi số bằng chữ không khớp số bằng số |
| Tiền cọc và điều kiện hoàn cọc | Nguồn tranh chấp phổ biến nhất | Ghi chung chung "trả lại khi hết hạn" |
| Chỉ số điện nước ban đầu | Tính tiền tháng đầu và tháng cuối | Để trống, điền sau bằng tin nhắn |
| Ngày bắt đầu và thời hạn | Nhắc gia hạn, tính báo trước | Lệch giữa trang đầu và phần chữ ký |
| Người cùng ở | Khai báo cư trú, an ninh toà nhà | Không ghi, phát sinh người ở thêm |
Số liệu trong bảng là các trường minh hoạ, bạn thêm bớt tuỳ loại hình. Với căn hộ chung cư, nên có thêm trường về thẻ ra vào, chỗ đỗ xe và nội quy của ban quản lý.
Kiểm người thuê trước khi gửi luồng ký
Nền tảng ký điện tử chỉ chứng minh người ký là người nắm số điện thoại hoặc tài khoản được mời. Nó không tự trả lời câu hỏi người đó có đúng là người bạn định cho thuê. Vì vậy bước kiểm danh tính nên làm trước, theo cách ít xâm phạm nhất có thể: gặp trực tiếp khi xem nhà và đối chiếu giấy tờ bằng mắt, hoặc dùng chức năng xác thực danh tính của nền tảng nếu có.
Hạn chế yêu cầu người thuê gửi ảnh chụp căn cước qua ứng dụng nhắn tin. Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm bảo vệ những ảnh đó, và một điện thoại bị mất là cả bộ sưu tập giấy tờ của người thuê bị lộ. Nếu cần lưu thông tin để khai báo cư trú, chỉ ghi những trường cần thiết vào hồ sơ căn, đặt quyền truy cập hạn chế.
Cũng ở bước này, xác định ai sẽ đứng tên. Với nhóm sinh viên thuê chung, nên chọn một người đại diện ký và liệt kê những người còn lại là người cùng ở, hoặc để tất cả cùng ký nếu muốn mọi người cùng chịu trách nhiệm. Quyết định này ảnh hưởng tới chuyện ai phải trả tiền khi một người bỏ đi giữa chừng, nên đừng để đến khi gửi ký mới nghĩ.
Gửi ký: thứ tự, thời hạn và những điều đừng làm
Đặt người thuê ký trước. Chủ nhà là bên soạn hợp đồng nên ký sau cùng, vừa là lần kiểm cuối, vừa đảm bảo bạn không bị ràng buộc khi người thuê chưa đồng ý. Khi chữ ký cuối được đặt, nền tảng khoá tệp và gửi bản cuối cho cả hai bên.
Đặt thời hạn cho lời mời ký. Lời mời để mở quá lâu dễ dẫn tới chuyện người thuê ký vào một ngày mà phòng đã có người khác. Hai đến ba ngày là khoảng hợp lý cho hợp đồng thuê thông thường; hết hạn thì huỷ lời mời và gửi lại.
Không sửa hợp đồng khi một bên đã ký. Nếu người thuê đề nghị đổi điều gì sau khi đã ký, hãy huỷ luồng ký và tạo bản mới. Sửa trên bản đã có một chữ ký làm mất tính nguyên vẹn, và với chữ ký số thì chữ ký cũ sẽ báo không hợp lệ.
Không gửi cùng lúc nhiều bản cho một người. Khi một người thuê nhận hai lời mời ký với hai giá khác nhau vì bạn sửa giữa chừng, họ có thể ký nhầm bản cũ. Mỗi lần chỉ để một luồng ký đang mở cho mỗi căn.
Ghi nhận tiền cọc tách khỏi việc ký. Tiền cọc nên chuyển khoản sau khi hợp đồng đã đủ chữ ký, nội dung chuyển khoản ghi mã căn và số hợp đồng. Thứ tự này giúp bạn tránh tình huống đã nhận tiền mà hợp đồng chưa thành.
Lưu trữ và đặt tên để mười năm sau vẫn tìm được
Mỗi căn một thư mục, trong đó mỗi hợp đồng một thư mục con đặt tên theo cấu trúc cố định: mã căn, năm bắt đầu, tên người thuê viết không dấu. Bên trong để bản hợp đồng đã ký, nhật ký ký, biên bản bàn giao, các phụ lục theo số thứ tự, biên bản trả nhà và chứng từ hoàn cọc. Cách đặt tên này giúp bạn tìm bằng mắt thường mà không cần phần mềm.
Sao lưu theo quy tắc ít nhất hai nơi khác nhau, trong đó một nơi không phụ thuộc vào nền tảng ký. Nhiều nền tảng tính phí theo tháng; khi bạn ngừng trả phí, quyền truy cập kho lưu có thể bị hạn chế. Tải định kỳ về ổ của mình là cách an toàn.
Thời gian lưu nên dài hơn thời hạn hợp đồng. Các khoản thuế từ cho thuê nhà, việc quyết toán tiền cọc, hay một khiếu nại về hư hỏng có thể được nêu ra sau khi người thuê đã chuyển đi. Bạn nên kiểm quy định hiện hành về thời hạn lưu chứng từ liên quan nghĩa vụ thuế và hỏi cơ quan thuế nếu chưa rõ, thay vì xoá hồ sơ ngay khi trả nhà.
Ví dụ giả định: một tháng của chủ nhà có mười hai phòng
Để hình dung quy trình chạy thế nào, xét một khu trọ giả định ở Thành phố Hồ Chí Minh có mười hai phòng:
- Đầu tháng có hai phòng hết hạn: chủ nhà gửi phụ lục gia hạn qua cùng nền tảng, người thuê ký trong hai ngày, không cần gặp mặt.
- Một phòng trả: biên bản trả nhà được lập trên điện thoại khi kiểm phòng, có ảnh và chỉ số điện nước, người thuê ký ngay tại chỗ.
- Một người mới vào phòng vừa trả: chủ nhà mở mẫu phiên bản hiện hành, điền dữ liệu từ hồ sơ căn, gửi bản xem trước, rồi gửi ký.
- Tiền cọc của người cũ được hoàn sau khi trừ khoản theo biên bản; chứng từ chuyển khoản lưu vào thư mục hợp đồng cũ.
- Cuối tháng, chủ nhà tải toàn bộ tệp mới về ổ lưu riêng và kiểm danh sách hợp đồng sắp hết hạn trong hai tháng tới.
Cả tháng không có tờ giấy nào phải in, nhưng mỗi việc đều có dấu vết. Đó là mục đích của việc số hoá hợp đồng: không phải bỏ giấy cho bằng được, mà là để mỗi thoả thuận đều tìm lại được.
Câu hỏi thường gặp
Có cần dùng phần mềm trả phí để ký hợp đồng thuê online không?
Không bắt buộc. Với vài căn, bạn có thể dùng tệp PDF ký bằng chữ ký số cá nhân của hai bên. Khi số căn tăng lên, nền tảng có mẫu, có trường điền, có nhắc hạn sẽ tiết kiệm thời gian và giảm sai. Tiêu chí chọn quan trọng là xuất được tệp đã ký kèm nhật ký, và dữ liệu thuộc về bạn.
Người thuê không có chữ ký số thì sao?
Phần lớn người thuê cá nhân chưa có chữ ký số. Khi đó có thể dùng nền tảng ký xác thực qua mã gửi tới điện thoại, kết hợp kiểm danh tính lúc xem nhà. Nếu hợp đồng giá trị lớn, bạn có thể đề nghị người thuê đăng ký chữ ký số hoặc chuyển sang ký giấy rồi quét lưu.
Có nên đưa nội quy khu trọ vào hợp đồng điện tử không?
Nên đưa vào như một phụ lục được liệt kê trong hợp đồng và ký cùng lúc. Khi nội quy là một tệp riêng được ký kèm, người thuê không thể nói rằng chưa được thông báo. Lúc sửa nội quy, hãy thông báo qua địa chỉ đã ghi trong hợp đồng và lưu bằng chứng gửi.
Dùng bảng tính trộn thư để tạo hợp đồng có ổn không?
Ổn cho bước tạo nội dung, miễn là xuất ra PDF trước khi ký và khoá được bản cuối. Rủi ro của bảng tính nằm ở chỗ ai cũng sửa được dữ liệu. Nên giữ một bản dữ liệu gốc, giới hạn người sửa, và kiểm lại các trường quan trọng như giá, cọc, ngày trước khi xuất.
Nhân viên quản lý thay chủ nhà ký có được không?
Được nếu nhân viên đó có văn bản uỷ quyền phù hợp và hợp đồng ghi rõ người ký thay mặt ai. Nếu không có uỷ quyền rõ ràng, người thuê có thể gặp rủi ro hợp đồng không ràng buộc chủ nhà. Với uỷ quyền liên quan nhà đất, nên hỏi tổ chức hành nghề công chứng về hình thức phù hợp.