Hợp đồng môi giới bất động sản là văn bản giữa chủ nhà (hoặc người mua, người thuê) với bên môi giới, ghi rõ môi giới làm gì, trong bao lâu, có độc quyền không, phí tính thế nào và khi nào phải trả. Luật Kinh doanh bất động sản 2023 đặt ra yêu cầu về hình thức văn bản và điều kiện hành nghề môi giới; văn bản điện tử đủ điều kiện được coi như văn bản, nên hợp đồng môi giới hoàn toàn có thể ký điện tử.
Thực tế nhiều giao dịch ký gửi nhà vẫn dựa vào lời hứa miệng hoặc vài dòng tin nhắn, rồi tranh cãi khi căn nhà bán được: ai dẫn khách, phí bao nhiêu, ai được dùng ảnh. Bài này viết cho cả chủ nhà và văn phòng môi giới: các điều khoản nên có, cách ký điện tử cho gọn, và những điểm đặc thù của môi giới trong môi trường số.
Vì sao hợp đồng môi giới nên lập thành văn bản điện tử
Quan hệ môi giới có một đặc điểm khiến bằng chứng trở nên quan trọng: phần việc của môi giới diễn ra rải rác qua nhiều tuần, còn phần thưởng chỉ đến khi giao dịch thành công. Khi đó, câu hỏi ai đã giới thiệu người mua, giới thiệu khi nào, có trong thời hạn hợp đồng không, quyết định việc có phải trả phí hay không. Một hợp đồng điện tử có ngày ký rõ, phạm vi rõ, kèm nhật ký dẫn khách, trả lời được những câu đó.
Với chủ nhà, văn bản giúp kiểm soát việc ai đang rao bán nhà mình và với giá nào. Nhiều chủ nhà ký gửi miệng cho năm sáu người, rồi phát hiện căn nhà xuất hiện trên mạng với nhiều mức giá khác nhau, có tin còn ghi sai diện tích. Hợp đồng ghi rõ giá chào, thông tin được công bố và người chịu trách nhiệm đăng tin giúp hạn chế tình trạng này.
Luật Kinh doanh bất động sản 2023 siết điều kiện hành nghề môi giới so với trước. Nguyên tắc chung là môi giới phải đáp ứng điều kiện về chứng chỉ và tổ chức hành nghề theo quy định. Chi tiết về ai được ký hợp đồng môi giới, ký với tư cách cá nhân hay doanh nghiệp, bạn nên kiểm trong văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý nhà ở và thị trường bất động sản của tỉnh, vì đây là phần đang được hướng dẫn chi tiết.
Các điều khoản nên có trong hợp đồng môi giới
Một hợp đồng môi giới ký điện tử nên có ít nhất các nội dung sau:
- Các bên và tư cách ký: chủ nhà là ai, có đủ người đồng sở hữu đồng ý không; bên môi giới ký với tư cách nào, người ký có được uỷ quyền không.
- Tài sản và phạm vi: môi giới bán, cho thuê hay cả hai; có bao gồm đàm phán giá, dẫn khách xem, chuẩn bị hồ sơ hay không.
- Giá chào và biên độ: giá công bố, mức tối thiểu chủ nhà chấp nhận, ai được quyết định giảm giá.
- Thời hạn và gia hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, cách gia hạn bằng phụ lục điện tử.
- Độc quyền hay không độc quyền: chủ nhà có được ký với bên khác hoặc tự bán không; nếu tự bán có phải trả phí không.
- Phí và điều kiện trả phí: cách tính phí, thời điểm phát sinh nghĩa vụ trả (ký cọc, ký hợp đồng chính, hay hoàn tất sang tên), xử lý khi giao dịch bị huỷ.
- Khách do môi giới giới thiệu: cách ghi nhận, và thời gian sau khi hợp đồng hết hạn mà giao dịch với khách đó vẫn tính phí.
- Thông tin và hình ảnh: môi giới được dùng ảnh, video, sơ đồ nào; được công bố địa chỉ chính xác hay chỉ khu vực; xoá tin khi nào.
- Giữ tiền hộ: môi giới có được nhận tiền cọc thay chủ nhà không; nếu có thì theo điều kiện nào.
Phần phí là thoả thuận của các bên, bài này không nêu mức. Điều quan trọng là viết đủ điều kiện phát sinh nghĩa vụ trả phí, vì tranh chấp thường nằm ở câu "giao dịch thành công" được hiểu theo nghĩa nào.
Độc quyền và không độc quyền: hệ quả khi ký điện tử
Hai mô hình đều hợp pháp, mỗi mô hình kéo theo cách quản lý dữ liệu khác nhau:
| Điểm so sánh | Môi giới độc quyền | Môi giới không độc quyền |
|---|---|---|
| Ai được rao bán | Chỉ một bên môi giới | Nhiều bên cùng lúc, chủ nhà có thể tự bán |
| Kiểm soát tin đăng | Một nguồn, giá thống nhất | Dễ có nhiều tin, nhiều giá cho cùng một căn |
| Ghi nhận khách | Một danh sách, ít tranh cãi | Cần ghi ngày giới thiệu từng khách để phân định |
| Nghĩa vụ của môi giới | Thường cam kết kế hoạch tiếp thị, báo cáo định kỳ | Thường chỉ trả phí khi thành công |
| Điểm cần viết kỹ | Thời hạn, điều kiện chấm dứt sớm khi môi giới không làm | Cách xác định ai là người giới thiệu khách |
Với môi giới không độc quyền, hợp đồng điện tử nên kèm một cơ chế ghi nhận khách: mỗi lần dẫn khách, môi giới gửi thông báo cho chủ nhà qua địa chỉ đã thoả thuận, ghi tên khách viết tắt và ngày xem. Chuỗi thông báo có dấu thời gian là bằng chứng tốt hơn trí nhớ của mỗi bên.
Dữ liệu và hình ảnh: phần mới của môi giới số
Ảnh và video ai làm thì thuộc về ai. Khi văn phòng môi giới thuê người chụp ảnh, quay video căn nhà, bản quyền những tệp đó và quyền dùng sau khi hợp đồng kết thúc nên được ghi rõ. Chủ nhà thường muốn tin đăng bị gỡ khi đã bán; môi giới có khi muốn giữ ảnh làm hồ sơ năng lực. Thoả thuận trước tránh khó chịu về sau.
Địa chỉ chính xác và thông tin riêng tư. Đăng địa chỉ chi tiết, ảnh nội thất có đồ đạc cá nhân, lịch có người ở nhà là những thông tin có thể bị lợi dụng. Hợp đồng nên quy định môi giới chỉ công bố khu vực, xoá đồ dùng cá nhân khỏi ảnh, và không đưa lịch xem nhà công khai.
Bản chụp giấy chứng nhận. Môi giới cần thông tin pháp lý để tư vấn khách, nhưng không cần đăng hay gửi bản chụp giấy chứng nhận cho mọi người hỏi. Hợp đồng có thể quy định bản chụp chỉ được xuất trình cho khách đã ký cọc hoặc tại buổi làm việc trực tiếp, và môi giới phải xoá khi kết thúc.
Dữ liệu khách khi môi giới nghỉ việc. Với văn phòng môi giới, hợp đồng ký với chủ nhà nên đứng tên văn phòng, dữ liệu nằm trong hệ thống của văn phòng, không nằm trong điện thoại cá nhân của từng người. Khi một môi giới nghỉ, chủ nhà vẫn biết ai tiếp tục phụ trách căn nhà mình.
Tranh chấp hay gặp và điều khoản phòng ngừa
Chủ nhà tự bán cho người quen trong thời hạn độc quyền. Nếu hợp đồng độc quyền không nói gì về trường hợp chủ nhà tự tìm được người mua, hai bên sẽ hiểu khác nhau. Nên viết rõ: chủ nhà có được tự bán không, nếu có thì phí tính thế nào hoặc được miễn. Không có câu trả lời đúng chung, chỉ có câu trả lời đã được viết ra.
Giao dịch đổ vỡ sau khi đã ký cọc. Môi giới cho rằng mình đã hoàn thành việc khi người mua ký cọc; chủ nhà cho rằng chưa sang tên thì chưa xong. Điều khoản phí nên chọn một mốc cụ thể, và nói rõ nếu người mua bỏ cọc thì khoản cọc bị mất được chia hay không.
Giá bán thực tế thấp hơn giá chào. Nếu phí tính theo phần trăm giá bán, cần thống nhất giá nào được dùng để tính: giá thoả thuận thực tế giữa hai bên mua bán. Ghi giá trên hợp đồng chuyển nhượng thấp hơn giá thật để giảm thuế là vi phạm pháp luật, hợp đồng môi giới không nên dẫn chiếu tới con số đó.
Môi giới nghỉ việc giữa chừng. Hợp đồng ký với văn phòng thì văn phòng chỉ định người thay. Hợp đồng ký với cá nhân thì quan hệ có thể chấm dứt theo. Nên ghi cách thông báo và bàn giao hồ sơ, kể cả danh sách khách đã dẫn, để chủ nhà không bị đòi phí từ hai người cho cùng một khách.
Thanh lý khi kết thúc. Dù giao dịch thành công hay không, nên có một biên bản thanh lý điện tử ngắn: phí đã trả, tin đăng đã gỡ, ảnh và bản chụp giấy tờ đã xoá. Biên bản này đóng lại quan hệ một cách rõ ràng.
Ký hợp đồng môi giới điện tử từng bước
Một quy trình gọn cho văn phòng môi giới khi nhận ký gửi một căn nhà:
- Gặp chủ nhà, xem nhà và xem bản gốc giấy chứng nhận; ghi nhận thông tin cần thiết vào hồ sơ căn trong hệ thống của văn phòng.
- Thống nhất miệng các điểm chính: bán hay cho thuê, giá chào, độc quyền hay không, thời hạn, phí.
- Tạo hợp đồng từ mẫu của văn phòng, điền dữ liệu từ hồ sơ căn, gửi bản xem trước cho chủ nhà.
- Chủ nhà đọc, hỏi lại, đề nghị sửa nếu cần; văn phòng chỉnh và gửi lại bản mới, huỷ bản cũ.
- Gửi luồng ký: chủ nhà và mọi đồng sở hữu ký trước, người đại diện văn phòng ký sau cùng.
- Tải bản đã ký và nhật ký ký, lưu vào hồ sơ căn; gửi bản cuối cho chủ nhà qua địa chỉ đã thoả thuận.
- Chỉ sau bước này mới chụp ảnh, đăng tin, bắt đầu dẫn khách.
Bước cuối nghe hiển nhiên nhưng hay bị đảo ngược: môi giới đăng tin trước để "giữ hàng" rồi mới ký. Khi chủ nhà đổi ý, tin đã lan khắp nơi và không có văn bản nào ràng buộc việc gỡ tin.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà ký gửi cho nhiều môi giới thì có cần ký nhiều hợp đồng không?
Nên có. Mỗi môi giới hoặc văn phòng một hợp đồng không độc quyền, cùng ghi giá chào thống nhất và cách ghi nhận khách. Như vậy khi bán được, chủ nhà xác định được bên nào giới thiệu khách và chỉ phải trả phí cho bên đó. Không có hợp đồng, rủi ro bị đòi phí từ nhiều phía tăng lên.
Hợp đồng môi giới hết hạn mà vẫn bán cho khách do môi giới dẫn thì sao?
Tuỳ điều khoản. Nhiều hợp đồng quy định một khoảng thời gian sau khi hết hạn, nếu chủ nhà giao dịch với khách mà môi giới đã giới thiệu trong thời hạn thì vẫn phải trả phí. Nếu hợp đồng không ghi, các bên dễ tranh cãi. Nên thoả thuận rõ khoảng thời gian và danh sách khách ngay từ đầu.
Người mua có ký hợp đồng môi giới không?
Có thể, khi người mua thuê môi giới tìm nhà theo tiêu chí của mình. Hợp đồng khi đó ghi tiêu chí tìm, thời hạn, phí do ai trả. Cần lưu ý trường hợp một môi giới nhận phí từ cả hai bên: điều này nên được công khai trong cả hai hợp đồng để tránh xung đột lợi ích.
Môi giới có được ký hợp đồng bằng chữ ký số của văn phòng không?
Được nếu người ký là người đại diện hoặc được uỷ quyền của văn phòng, và chữ ký số là của doanh nghiệp đó. Nhân viên dùng chữ ký số doanh nghiệp phải theo quy chế nội bộ. Chủ nhà nên kiểm thông tin chứng thư trên tệp đã ký để biết hợp đồng ràng buộc văn phòng nào.
Hợp đồng ký gửi qua tin nhắn có giá trị không?
Tin nhắn có thể làm chứng cứ về một thoả thuận, nhưng thường thiếu thời hạn, độc quyền, điều kiện trả phí. Luật kinh doanh bất động sản đặt yêu cầu văn bản cho hợp đồng dịch vụ bất động sản, nên tốt nhất là lập một hợp đồng đầy đủ và ký điện tử, thay vì dựa vào vài dòng trao đổi.