Biên bản bàn giao nhà điện tử là văn bản ghi hiện trạng căn nhà, đồ đạc và chỉ số điện nước tại thời điểm giao nhận, được lập trên điện thoại hoặc máy tính bảng, kèm ảnh và video, rồi được hai bên ký điện tử ngay tại chỗ. Nó nên được liệt kê là tệp đính kèm hoặc phụ lục của hợp đồng thuê, để hai văn bản dẫn chiếu lẫn nhau.
Trong các tranh chấp thuê nhà, tiền cọc là điểm nóng nhất, và nguồn gốc thường nằm ở chỗ không ai chứng minh được lúc nhận nhà tường đã có vết nứt chưa, máy lạnh có chạy không. Biên bản giấy kèm vài tấm ảnh chụp vội trên điện thoại cá nhân rất khó đối chiếu sau một hai năm. Bài này hướng dẫn lập biên bản điện tử có cấu trúc, dùng được cả lúc nhận và lúc trả nhà.
Vì sao biên bản bàn giao quan trọng hơn người ta nghĩ
Hợp đồng thuê thường ghi người thuê phải trả lại nhà "trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên". Câu này chỉ có nghĩa khi có một bản ghi "tình trạng như khi nhận". Không có biên bản, mọi tranh luận về hư hỏng trở thành lời người này chống lời người kia, và thường kết thúc bằng việc một bên chịu thiệt cho xong.
Với chủ nhà, biên bản là căn cứ để khấu trừ cọc một cách minh bạch. Với người thuê, nó là bảo hiểm chống lại việc bị trừ cọc cho những hư hỏng có từ trước. Hai bên cùng có lợi, nên đây là văn bản mà không ai nên ngại đề nghị lập.
Hình thức điện tử bổ sung hai thứ biên bản giấy khó có: ảnh và video gắn chặt với từng mục, có dữ liệu thời gian; và chữ ký điện tử của cả hai bên ngay tại hiện trường, không phải mang về nhà ký sau. Khi biên bản được ký cùng phương thức với hợp đồng, nó trở thành một phần của cùng bộ hồ sơ.
Danh mục kiểm theo từng khu vực
Biên bản nên đi theo từng phòng, mỗi mục ghi tình trạng và gắn ảnh. Danh mục gợi ý:
- Cửa và khoá: cửa chính, cửa phòng, cửa sổ, số lượng chìa khoá, thẻ từ, điều khiển cổng.
- Tường, trần, sàn: vết nứt, vết ố, bong sơn, gạch vỡ, dấu thấm; chụp cả góc rộng và cận cảnh.
- Điện: công tắc, ổ cắm, đèn, aptomat; thử bật từng thiết bị.
- Nước và vệ sinh: vòi, bồn cầu, vòi sen, thoát sàn, bình nóng lạnh; mở nước kiểm áp lực và rò rỉ.
- Thiết bị và đồ đạc: máy lạnh, tủ lạnh, máy giặt, bếp, giường, tủ; ghi tình trạng hoạt động và vết xước có sẵn.
- Chỉ số đồng hồ: điện, nước, gas nếu có; chụp rõ mặt đồng hồ kèm mã đồng hồ.
- Khu vực chung liên quan: chỗ để xe, hộp thư, ban công dùng chung.
- Giấy tờ bàn giao: nội quy toà nhà, hướng dẫn sử dụng thiết bị, thông tin liên hệ khi có sự cố.
Không cần chụp hàng trăm ảnh, nhưng mỗi mục có vấn đề phải có ít nhất một ảnh cận cảnh và một ảnh rộng cho thấy vị trí. Ảnh cận cảnh một vết nứt mà không biết nằm ở bức tường nào thì không dùng được về sau.
Lập biên bản trên điện thoại từng bước
Một quy trình gọn khi cả hai bên có mặt tại căn nhà:
- Mở mẫu biên bản đã chuẩn bị sẵn, điền mã căn, số hợp đồng, ngày giờ, tên hai bên.
- Đi lần lượt từng phòng theo danh mục; ghi tình trạng bằng câu ngắn, cụ thể, gắn ảnh vào đúng mục.
- Quay một video liền mạch đi qua toàn bộ căn nhà, không cắt, nói rõ tên phòng khi bước vào.
- Chụp và ghi chỉ số các đồng hồ; cả hai bên cùng nhìn và xác nhận con số.
- Đọc lại biên bản cùng nhau; bên nào có ý kiến khác ghi vào mục ý kiến riêng thay vì tranh luận miệng.
- Hai bên ký điện tử ngay tại chỗ; tải bản cuối kèm ảnh, video về thư mục hợp đồng.
- Gửi bản cuối cho bên kia qua địa chỉ đã thoả thuận trong hợp đồng.
Video liền mạch là phần nhiều người bỏ qua nhưng rất có giá trị: nó khó bị nghi ngờ cắt ghép hơn một tập ảnh rời, và cho thấy bối cảnh mà ảnh tĩnh không thể hiện được.
Viết tình trạng sao cho đọc lại sau hai năm vẫn hiểu
Cụ thể về vị trí. "Vết nứt dài khoảng một gang tay ở góc trên bên trái tường phòng ngủ nhỏ, phía cửa sổ" thay vì "tường có vết nứt".
Cụ thể về mức độ. "Máy lạnh phòng khách chạy, làm lạnh, có tiếng kêu nhẹ khi khởi động" thay vì "máy lạnh bình thường". Chữ "bình thường" là chữ gây tranh cãi nhiều nhất.
Ghi cả cái tốt. "Sàn gỗ phòng khách không trầy xước" là một dòng có giá trị: lúc trả nhà, nếu có vết xước mới, mọi chuyện rõ ràng.
Tách hao mòn tự nhiên và hư hỏng. Màu sơn hơi nhạt sau thời gian dài là hao mòn; vết khoan lỗ treo tranh là thay đổi. Biên bản lúc nhận ghi rõ hiện trạng sơn giúp phân định lúc trả.
Thống nhất đơn vị và cách ghi số. Chỉ số điện nước ghi đủ số trên mặt đồng hồ, không làm tròn, kèm ảnh. Sai một chữ số là sai cả tháng tiền điện cuối.
Biên bản nhận nhà và biên bản trả nhà: hai văn bản soi chiếu nhau
Lúc trả nhà, nên dùng cùng mẫu và cùng thứ tự mục với biên bản nhận nhà, để so sánh từng dòng:
| Mục | Lúc nhận nhà | Lúc trả nhà | Xử lý |
|---|---|---|---|
| Tường phòng ngủ | Vết nứt nhỏ góc trên, có ảnh | Như cũ | Không trừ cọc |
| Sàn phòng khách | Không trầy xước | Vết xước dài gần cửa ra ban công | Hai bên thoả thuận mức khấu trừ |
| Máy giặt | Hoạt động tốt | Không vắt được | Kiểm nguyên nhân: hỏng do dùng hay do tuổi thiết bị |
| Chìa khoá | Ba chìa cửa chính, hai thẻ từ | Hai chìa, hai thẻ từ | Chi phí thay ổ khoá hoặc làm chìa |
| Chỉ số điện | Ghi số và ảnh | Ghi số và ảnh | Tính tiền điện kỳ cuối |
Các dòng trong bảng là ví dụ giả định. Khi hai biên bản dùng cùng cấu trúc, việc tính khấu trừ cọc trở thành phép so sánh thay vì cuộc tranh luận. Mọi khoản trừ nên được ghi vào biên bản trả nhà, kèm số tiền hoàn lại, và hai bên ký xác nhận.
Phần đầu và phần cuối của mẫu biên bản
Ngoài danh mục từng phòng, một mẫu biên bản bàn giao điện tử tốt cần có phần đầu xác định bối cảnh và phần cuối khép lại trách nhiệm. Các trường nên có:
- Loại biên bản: nhận nhà, trả nhà, hay bàn giao bổ sung giữa kỳ.
- Dẫn chiếu hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, mã tệp trên nền tảng ký nếu có, và câu nêu rõ biên bản là phụ lục hoặc tệp đính kèm của hợp đồng đó.
- Người tham gia: tên các bên, tư cách (chủ nhà, người được uỷ quyền, người thuê, người cùng ở), người chứng kiến nếu có.
- Thời gian và điều kiện: ngày giờ bắt đầu, kết thúc; ánh sáng ban ngày hay buổi tối, vì một số vết hư hỏng chỉ thấy rõ dưới ánh sáng tự nhiên.
- Tổng hợp chìa khoá và thiết bị điều khiển: số lượng từng loại, ai giữ.
- Mục ý kiến riêng: chỗ để mỗi bên ghi điều chưa đồng ý.
- Kết luận: hai bên xác nhận đã kiểm và đồng ý với nội dung, trừ các ý kiến riêng đã ghi; lúc trả nhà thì thêm số tiền khấu trừ và số tiền cọc hoàn lại.
Khi mẫu đã chuẩn, mỗi lần bàn giao chỉ còn việc đi kiểm và điền. Chủ nhà có nhiều căn nên dùng một mẫu cho tất cả, chỉ thay danh mục đồ đạc theo từng căn, để biên bản của mọi căn có cùng cấu trúc khi cần so sánh.
Bàn giao bổ sung trong thời gian thuê
Không phải mọi thay đổi đều diễn ra lúc nhận hoặc trả nhà. Trong thời gian thuê, chủ nhà có thể thay máy lạnh mới, sửa lại phòng tắm, thêm một tủ bếp; người thuê có thể xin phép lắp thêm kệ hay đổi rèm. Mỗi lần như vậy là một thay đổi so với biên bản ban đầu, và nếu không ghi lại, lúc trả nhà sẽ không ai nhớ thiết bị nào có từ đầu, thiết bị nào thêm sau, ai bỏ tiền.
Cách gọn là lập một biên bản bàn giao bổ sung ngắn, dùng cùng mẫu, chỉ ghi những mục thay đổi, kèm ảnh trước và sau, ghi rõ tài sản thuộc về ai và khi trả nhà xử lý thế nào: để lại, tháo ra trả nguyên trạng, hay chủ nhà hoàn lại một phần chi phí. Biên bản này cũng được ký điện tử và đánh số nối tiếp như phụ lục.
Với sửa chữa do hư hỏng, biên bản bổ sung còn ghi nhận nguyên nhân nếu hai bên đã thống nhất, ví dụ hỏng do tuổi thiết bị, để lúc trả nhà không bị tính lại. Những ghi chép nhỏ này là thứ làm cho việc hoàn cọc cuối kỳ diễn ra trong vài phút thay vì vài tuần.
Khi một bên không có mặt hoặc không chịu ký
Không phải lúc nào hai bên cũng có mặt. Chủ nhà ở xa có thể uỷ quyền cho người quản lý hoặc người thân bàn giao; văn bản uỷ quyền nên được lưu cùng hồ sơ và người được uỷ quyền ký biên bản với tư cách đó. Trường hợp hai bên đồng ý bàn giao qua gọi video, hãy ghi lại cuộc gọi nếu hai bên đồng ý, và gửi biên bản để ký điện tử ngay sau đó.
Nếu một bên có mặt nhưng không chịu ký vì không đồng ý nội dung, đừng bỏ biên bản. Ghi rõ ý kiến khác của bên đó vào mục riêng; nếu họ vẫn không ký, ghi nhận việc từ chối ký, có người chứng kiến nếu được, và gửi biên bản qua địa chỉ đã thoả thuận để họ có cơ hội phản hồi bằng văn bản.
Trong tình huống căng thẳng, như người thuê bỏ đi không báo, chủ nhà vào nhà cần thận trọng với quyền riêng tư và quy định pháp luật về nơi ở. Nên tham khảo người có chuyên môn và cơ quan địa phương trước khi tự vào kiểm. Tranh chấp tiếp theo về cọc và chấm dứt hợp đồng thuộc lĩnh vực giải quyết tranh chấp thuê nhà.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản bàn giao có cần ký điện tử không, hay chỉ cần ảnh là đủ?
Ảnh có giá trị nhưng không thay được việc hai bên xác nhận nội dung. Biên bản có chữ ký của cả hai chứng minh rằng tình trạng được ghi đã được bên kia chấp nhận vào thời điểm đó. Ảnh không ký chỉ là bằng chứng một chiều.
Ảnh chụp có cần dấu thời gian in lên ảnh không?
Dữ liệu thời gian gốc trong tệp ảnh đã ghi ngày giờ chụp, nhưng có thể mất khi gửi qua ứng dụng nén ảnh. Cách chắc hơn là chụp trong ứng dụng lập biên bản có gắn thời gian, hoặc giữ tệp gốc trên điện thoại và sao lưu ngay. In giờ lên ảnh tiện cho người xem nhưng không phải bắt buộc.
Căn hộ không có đồ đạc thì có cần biên bản không?
Vẫn cần. Tường, sàn, cửa, thiết bị vệ sinh, chỉ số đồng hồ và chìa khoá đều là những thứ có thể tranh cãi. Biên bản cho căn trống ngắn hơn nhưng giá trị không kém.
Ai giữ ảnh và video bàn giao?
Cả hai bên nên giữ bản đầy đủ. Ảnh có thể chứa đồ dùng cá nhân của người thuê ở lúc trả nhà, nên hai bên chỉ dùng cho mục đích bàn giao và giải quyết cọc, không đăng lên mạng hay dùng cho quảng cáo cho thuê khi chưa có đồng ý.
Phát hiện hư hỏng sau khi đã ký biên bản nhận nhà thì sao?
Thông báo ngay cho bên cho thuê bằng văn bản qua địa chỉ đã thoả thuận, kèm ảnh, trong vài ngày đầu. Hư hỏng ẩn như rò rỉ đường ống bên trong tường thường không thấy được lúc bàn giao; thông báo sớm giúp phân biệt với hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng.