Khi nhận một văn bản công chứng điện tử, bạn cần làm ba việc ngay trong ngày: kiểm tra chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề còn hợp lệ, văn bản chưa bị sửa; lưu nguyên tệp gốc ở ít nhất hai nơi tách biệt; và ghi lại thông tin tra cứu (số công chứng, ngày, tên tổ chức công chứng) ở một chỗ độc lập với tệp. Làm đủ ba việc này thì dù điện thoại hỏng hay tài khoản bị khoá, bạn vẫn chứng minh và xin lại được.
Khác với tờ hợp đồng giấy có thể cất trong tủ hàng chục năm, giá trị của văn bản điện tử nằm trong chính cấu trúc tệp: chữ ký số gắn với nội dung, chỉ cần chuyển đổi sai cách là phần chứng minh mất đi dù chữ trên trang vẫn y nguyên. Bài này hướng dẫn những thao tác cụ thể cho người không làm kỹ thuật.
Một văn bản công chứng điện tử gồm những phần nào
Về nội dung, văn bản công chứng điện tử giống văn bản giấy: phần hợp đồng hoặc giao dịch do các bên giao kết, và lời chứng của công chứng viên ghi thời điểm, địa điểm hoặc hình thức công chứng, việc các bên tự nguyện, có năng lực hành vi, nội dung không vi phạm pháp luật, cùng số công chứng. Lời chứng là phần biến một hợp đồng thường thành văn bản công chứng; thiếu nó, chữ ký của các bên dù có hợp lệ cũng chỉ là hợp đồng tự ký.
Về kỹ thuật, tệp thường mang nhiều lớp chữ ký số: của các bên (hoặc dấu vết xác thực tương đương theo quy định), của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng. Mỗi chữ ký gắn với một chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, và gắn với nội dung tại thời điểm ký. Nhiều tệp có thêm dấu thời gian để chứng minh chữ ký được tạo khi chứng thư còn hiệu lực.
Người nhận không cần hiểu mật mã học, nhưng cần biết rằng giá trị nằm ở tệp, không nằm ở hình ảnh. Một bản in ra giấy thông thường hay một ảnh chụp màn hình của văn bản không mang chữ ký số; nó chỉ là bản thể hiện để đọc. Muốn có bản giấy có giá trị, bạn phải xin bản chuyển đổi có xác nhận theo đúng thủ tục.
Kiểm tra tệp ngay khi nhận
Đa số tệp văn bản điện tử ký số hiện nay ở dạng PDF. Các phần mềm đọc PDF phổ biến đều có bảng chữ ký cho biết tình trạng từng chữ ký. Quy trình kiểm tra cơ bản:
- Mở tệp bằng phần mềm đọc PDF có hỗ trợ kiểm tra chữ ký, không mở bằng trình xem ảnh hay trình duyệt chỉ hiển thị trang.
- Mở bảng chữ ký, xem có đủ chữ ký của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng như được thông báo không, tên người ký có khớp với người đã chứng nhận cho bạn không.
- Xem trạng thái từng chữ ký: hợp lệ, văn bản không bị thay đổi sau khi ký. Nếu phần mềm báo "không xác định" vì chưa tin chứng thư gốc, đó thường là chuyện cấu hình máy, khác với báo "đã bị sửa đổi".
- Xem thời điểm ký có khớp với buổi công chứng không, và có dấu thời gian đi kèm hay không.
- Đối chiếu số công chứng, tên các bên, mô tả tài sản trên văn bản với thông tin bạn đã đọc trong dự thảo; sai một chữ số thửa cũng phải báo ngay.
- Nếu có bất kỳ cảnh báo nào về toàn vẹn, liên hệ ngay tổ chức công chứng qua kênh chính thức, không tự "sửa cho đúng" rồi gửi đi.
Kiểm tra trong ngày quan trọng vì lúc đó mọi người còn nhớ buổi ký, công chứng viên dễ đối chiếu, và bạn chưa dùng văn bản cho bước nào tiếp theo. Phát hiện sai sót sau khi đã nộp sang cơ quan thuế thì việc đính chính tốn thời gian hơn nhiều.
Những thao tác làm mất giá trị chứng minh của tệp
Phần lớn sự cố không đến từ tin tặc mà từ thói quen xử lý tệp hằng ngày. Bảng dưới liệt kê những việc tưởng vô hại.
| Thao tác | Hậu quả | Làm thay bằng |
|---|---|---|
| In ra rồi scan lại thành PDF mới | Tệp mới không còn chữ ký số, chỉ còn hình ảnh | Giữ nguyên tệp gốc; cần bản giấy thì xin bản chuyển đổi có xác nhận |
| Dùng công cụ trực tuyến để nén, ghép, tách trang | Cấu trúc tệp bị viết lại, chữ ký báo đã thay đổi; tệp còn bị tải lên máy chủ lạ | Không nén, không ghép; gửi nguyên tệp |
| Thêm ghi chú, đánh dấu, ký tên mình lên tệp | Với nhiều phần mềm, đó là sửa đổi sau khi ký | Ghi chú vào tệp riêng hoặc sổ tay |
| Chỉ lưu ảnh chụp màn hình trong điện thoại | Không chứng minh được gì về chữ ký | Lưu tệp gốc, ảnh chụp chỉ để tra nhanh |
| Đổi tên tệp, chuyển định dạng sang Word | Đổi tên không sao; chuyển định dạng thì mất chữ ký | Đổi tên theo quy ước, giữ đuôi gốc |
Quy tắc ngắn gọn: tệp gốc là bất khả xâm phạm. Mọi nhu cầu đọc, đánh dấu, trích đoạn hãy làm trên một bản sao đặt tên rõ là bản làm việc.
Lưu trữ cho hai mươi năm, không phải cho tuần sau
Hai nơi tách biệt, một nơi ngoại tuyến. Ví dụ: một bản trong dịch vụ lưu trữ đám mây có xác thực hai lớp, một bản trên ổ cứng hoặc thẻ nhớ cất trong tủ cùng giấy tờ nhà đất. Một nơi ngoại tuyến bảo vệ bạn khỏi việc mất tài khoản hoặc mã độc mã hoá dữ liệu.
Đặt tên tệp có ý nghĩa. Gợi ý: năm-tháng-ngày, loại văn bản, tài sản, số công chứng. Hai mươi năm sau, tên tệp "scan001.pdf" không giúp được ai trong nhà tìm ra hợp đồng.
Ghi thông tin tra cứu ra giấy. Số công chứng, ngày công chứng, tên tổ chức hành nghề, tên công chứng viên nên ghi trên một tờ giấy để cùng bộ hồ sơ. Dù mất hết tệp, đây là đầu mối để xin bản sao từ hồ sơ lưu.
Kiểm tra định kỳ. Mỗi năm mở lại một lần để chắc tệp còn đọc được, ổ cứng còn chạy. Thiết bị lưu trữ có tuổi thọ; định dạng phổ biến như PDF đọc được lâu dài nhưng ổ đĩa thì không.
Ai trong nhà biết chỗ để. Ít nhất một người khác trong gia đình cần biết tệp nằm đâu và cách mở. Văn bản chỉ một người biết mật khẩu là văn bản có thể biến mất cùng người đó.
Dùng văn bản điện tử ở các bước sau
Sau công chứng hợp đồng chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng thường phải kê khai nghĩa vụ tài chính và nộp hồ sơ đăng ký biến động. Khi nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công, bạn đính kèm đúng tệp văn bản công chứng điện tử thay vì bản chụp. Khi nộp trực tiếp, hỏi nơi tiếp nhận họ nhận tệp qua kênh nào hay yêu cầu bản giấy chuyển đổi có xác nhận.
Nếu cơ quan tiếp nhận chưa có quy trình đọc văn bản công chứng điện tử, đừng tự in ra rồi mang đến như thể đó là bản chính. Bản in thường không phải bản giấy có giá trị. Hãy quay lại tổ chức công chứng xin bản chuyển đổi theo thủ tục, có xác nhận của họ. Đây là lý do nên hỏi về khả năng tiếp nhận ngay từ trước buổi ký.
Khi gửi tệp cho ngân hàng, người môi giới hay luật sư, chỉ gửi qua kênh có kiểm soát, ghi rõ mục đích. Văn bản công chứng chứa đầy đủ thông tin nhân thân và tài sản; nó rơi vào tay người lạ thì nguy cơ bị lợi dụng không kém gì bản chụp giấy chứng nhận.
Khi mất tệp hoặc tệp bị hỏng
Văn bản công chứng điện tử gốc được lưu trên hệ thống của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng. Mất tệp phía bạn không làm mất giao dịch. Việc cần làm là liên hệ chính tổ chức đó, mang giấy tờ tuỳ thân và thông tin tra cứu, đề nghị cấp bản sao hoặc gửi lại theo thủ tục họ áp dụng.
Nếu tệp bạn đang giữ bị phần mềm báo đã thay đổi mà bạn không nhớ đã làm gì, đừng xoá nó. Giữ nguyên làm bằng chứng, xin bản mới từ tổ chức công chứng, rồi so sánh để biết chỗ bị đổi. Trường hợp nghi có người cố ý sửa để dùng vào việc khác, cần báo với tổ chức công chứng và cân nhắc trình báo cơ quan chức năng.
Để lần sau không rơi vào cảnh này, hãy coi việc nhận văn bản điện tử giống như nhận chìa khoá nhà: cất ngay vào chỗ đã định, có bản dự phòng, và không đưa cho ai cầm hộ lâu ngày.
Nhiều người cùng đứng tên: ai giữ tệp, giữ thế nào
Giao dịch nhà đất thường có nhiều người cùng ký: vợ chồng, anh chị em đồng thừa kế, các thành viên cùng góp tiền mua. Với giấy, chỉ có một hoặc vài bản và ai giữ bản nào là chuyện được bàn rõ. Với tệp điện tử, ai cũng có thể có một bản giống hệt nhau, nên câu hỏi chuyển sang: ai chịu trách nhiệm giữ bản chuẩn và ai được gửi đi đâu.
- Mỗi người ký nên nhận tệp trực tiếp từ tổ chức công chứng qua kênh chính thức, không nhận lại qua một người trung gian chuyển tiếp.
- Thống nhất một người giữ "bộ hồ sơ chuẩn" gồm tệp gốc, thông tin tra cứu và bản giấy chuyển đổi nếu có; những người khác giữ bản của mình nhưng biết bộ chuẩn nằm ở đâu.
- Không ai tự ý gửi tệp cho bên thứ ba như ngân hàng, người môi giới khi chưa báo những người cùng đứng tên, vì văn bản chứa thông tin của tất cả.
- Khi một người qua đời hoặc ra nước ngoài lâu dài, cập nhật lại ai giữ bộ chuẩn; đừng để tệp chỉ nằm trong tài khoản của người không còn truy cập được.
- Ghi những thoả thuận này thành vài dòng trong sổ gia đình hoặc kèm vào bộ hồ sơ nhà đất, để thế hệ sau hiểu.
Phần lớn tranh cãi trong gia đình về giấy tờ nhà đất không đến từ nội dung hợp đồng mà từ việc "ai giữ, ai biết". Vài dòng thoả thuận từ đầu tránh được nhiều nghi ngờ về sau.
Câu hỏi thường gặp
Bản in văn bản công chứng điện tử có dùng thay bản giấy được không?
Bản in thông thường chỉ là bản thể hiện để đọc, không mang chữ ký số. Muốn có bản giấy có giá trị, cần bản chuyển đổi từ văn bản điện tử có xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng theo thủ tục quy định. Hỏi cụ thể số bản và chi phí khi đi công chứng.
Chứng thư số của công chứng viên hết hạn thì văn bản có còn giá trị không?
Chữ ký được tạo khi chứng thư còn hiệu lực thì không mất giá trị chỉ vì sau này chứng thư hết hạn. Dấu thời gian và cơ chế kiểm tra dài hạn giúp chứng minh thời điểm ký. Nếu phần mềm báo lỗi, đó có thể là vấn đề cấu hình kiểm tra chứ không phải văn bản hết giá trị.
Có nên lưu văn bản công chứng điện tử trong ứng dụng nhắn tin không?
Không nên dùng ứng dụng nhắn tin làm nơi lưu chính. Tệp có thể bị nén, hết hạn tải về, hoặc mất khi đổi máy. Hãy lưu tệp gốc ở dịch vụ lưu trữ có xác thực hai lớp và một thiết bị ngoại tuyến, ứng dụng nhắn tin chỉ để chuyển tiếp khi cần.
Một hợp đồng có thể vừa có bản điện tử vừa có bản giấy gốc không?
Một giao dịch được công chứng theo một hình thức. Nếu công chứng điện tử thì bản gốc là văn bản điện tử, bản giấy là bản chuyển đổi. Nếu công chứng giấy thì bản gốc là giấy, bản scan chỉ là bản sao để tiện tra cứu. Đừng nhầm hai trường hợp khi khai báo với cơ quan khác.
Làm sao biết ai đó gửi văn bản công chứng điện tử giả cho mình?
Kiểm tra chữ ký số trong phần mềm và xem tên tổ chức ký có đúng là tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp không. Khi giá trị lớn, liên hệ trực tiếp tổ chức đó qua thông tin bạn tự tìm từ nguồn chính thức, không dùng số liên lạc ghi trong chính tệp được gửi, để xác nhận số công chứng.
Văn bản công chứng điện tử có cần sao lưu ở nhiều nơi nếu văn phòng đã lưu?
Có. Bản lưu của tổ chức công chứng giúp xin lại khi cần, nhưng thủ tục xin bản sao mất thời gian và đòi bạn chứng minh quyền yêu cầu. Bản của chính bạn giúp dùng ngay khi bán lại, thế chấp hay giải quyết tranh chấp.