Nhiều văn phòng công chứng hiện cho đặt lịch và gửi trước giấy tờ qua mạng để soạn dự thảo, tra cứu thông tin và hẹn giờ ký. Làm đúng, bạn rút buổi ký từ nửa ngày xuống còn khoảng thời gian đọc và ký. Nguyên tắc ngắn gọn: chỉ gửi qua kênh do chính tổ chức công chứng công bố, chỉ gửi những gì cần cho việc soạn và tra cứu, và giữ lại dấu vết gửi cho ai, lúc nào, để làm gì.
Khâu gửi trước cũng là khâu dễ lộ dữ liệu nhất trong cả quy trình: bản chụp giấy chứng nhận, căn cước của cả hai bên đi qua tay người môi giới, nhóm chat, email cá nhân. Bài này chỉ cách tận dụng phần tiện lợi mà không biến mình thành nguồn dữ liệu cho kẻ gian.
Gửi trước giúp được gì cho buổi công chứng
Một buổi công chứng hợp đồng chuyển nhượng truyền thống đi theo thứ tự: các bên đến, nộp giấy tờ, chờ chuyên viên kiểm tra và tra cứu, chờ soạn dự thảo, đọc, sửa, in, ký. Phần chờ chiếm phần lớn thời gian. Khi giấy tờ được gửi trước, văn phòng làm phần kiểm tra sơ bộ và soạn dự thảo từ hôm trước; ngày hẹn, các bên chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu, đọc lại và ký.
Lợi ích thứ hai là phát hiện vướng mắc sớm. Thiếu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ có trang biến động chưa cập nhật, tên trên sổ khác tên trên căn cước do đổi tên, thửa đất có thông tin ngăn chặn: những thứ này phát hiện trước ngày hẹn thì các bên có thời gian xử lý, thay vì đến nơi mới biết phải hoãn, trong khi tiền cọc đã chuyển và người bán đã hẹn bàn giao.
Lợi ích thứ ba là cả hai bên đọc cùng một dự thảo trước khi gặp nhau. Điều khoản giá, thời điểm thanh toán, bàn giao, ai chịu thuế phí được thống nhất bằng văn bản, buổi ký không biến thành buổi thương lượng căng thẳng trước mặt công chứng viên.
Gửi gì, không gửi gì ở bước đặt lịch
Mức tối thiểu khác nhau theo văn phòng và loại giao dịch. Bảng dưới là cách nghĩ chung: gửi đủ để soạn và tra cứu, giữ lại những gì chỉ cần khi gặp mặt.
| Nhóm giấy tờ | Thường cần gửi trước | Có thể để đến buổi ký | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà | Bản chụp rõ các trang thông tin và trang biến động | Bản chính để đối chiếu | Đủ trang quan trọng hơn ảnh đẹp |
| Giấy tờ tuỳ thân các bên | Thông tin để soạn dự thảo, theo yêu cầu của văn phòng | Thẻ căn cước bản chính | Hỏi văn phòng có cần ảnh hai mặt hay chỉ cần thông tin |
| Giấy tờ về tình trạng hôn nhân, tài sản chung riêng | Bản chụp nếu văn phòng yêu cầu để xác định ai phải ký | Bản chính | Đây là chỗ hay thiếu nhất |
| Thoả thuận đã có giữa hai bên (giấy đặt cọc, biên bản) | Nếu muốn dự thảo bám theo các điều đã thống nhất | Bản chính nếu cần | Không bắt buộc ở mọi nơi |
| Thông tin tài khoản nhận tiền | Không cần cho việc tra cứu | Đưa vào dự thảo khi các bên thống nhất | Không gửi kèm mật khẩu, mã xác thực, ảnh thẻ ngân hàng |
Nếu văn phòng chỉ cần thông tin để soạn, bạn có thể gõ thông tin vào biểu mẫu thay vì gửi ảnh chụp cả giấy tờ. Ít ảnh hơn là ít thứ có thể bị lộ hơn.
Chọn kênh gửi: phân biệt kênh chính thức và kênh tiện tay
Kênh chính thức là kênh tổ chức công chứng tự công bố. Đó có thể là cổng đặt lịch trên trang của văn phòng, địa chỉ thư điện tử theo tên miền của tổ chức, hoặc tài khoản tiếp nhận được công bố trên kênh chính thức của họ. Bạn nên tự tìm thông tin này từ nguồn chính thức, không dùng đường dẫn hay số liên lạc do một người lạ gửi.
Nhóm chat với môi giới không phải kênh nộp hồ sơ. Nhóm chat tiện để trao đổi lịch hẹn, nhưng ảnh trong nhóm lưu trên máy của tất cả thành viên, kể cả người được thêm vào sau. Bạn không kiểm soát được ai lưu lại, chuyển tiếp hay dùng vào việc gì.
Email cá nhân của nhân viên cũng nên tránh. Nếu nhân viên văn phòng đề nghị gửi vào hộp thư cá nhân, hãy đề nghị gửi vào hộp thư chung của văn phòng. Khi nhân viên nghỉ việc, dữ liệu trong hộp thư cá nhân nằm ngoài kiểm soát của tổ chức.
Cảnh giác với trang "đặt lịch công chứng" lạ. Kẻ gian có thể dựng trang giống văn phòng thật để thu thập giấy tờ. Dấu hiệu: đòi chuyển phí đặt chỗ trước vào tài khoản cá nhân, đòi gửi mã xác thực, tên miền lạ, giá rẻ bất thường.
Giữ lại bằng chứng đã gửi. Lưu thư xác nhận, mã đặt lịch, thời gian gửi. Khi có sự cố rò rỉ, đây là căn cứ để biết dữ liệu đã đi qua đâu.
Chụp giấy tờ để gửi: rõ mà vẫn có kiểm soát
Văn phòng cần đọc được thông tin, nhưng bạn có thể giảm rủi ro ảnh bị dùng lại bằng vài thao tác đơn giản khi chụp.
- Chụp trên nền phẳng, đủ sáng, không mất góc; mỗi trang một ảnh. Ảnh mờ khiến văn phòng phải hỏi lại, kéo dài thời gian trao đổi qua lại và tăng số lần gửi.
- Cân nhắc ghi chú mục đích lên ảnh ở vùng không che thông tin, kiểu "chỉ dùng để công chứng tại văn phòng X, ngày…". Ghi chú không ngăn được kẻ gian tuyệt đối nhưng làm ảnh khó dùng lại cho mục đích khác.
- Gộp các ảnh thành một tệp và đặt mật khẩu nếu kênh gửi là thư điện tử; gửi mật khẩu qua một kênh khác.
- Sau khi gửi, xoá ảnh khỏi thư viện ảnh chung của điện thoại hoặc chuyển vào thư mục riêng có khoá, tránh đồng bộ tự động lên những nơi người khác trong nhà cũng xem được.
- Ghi vào sổ: ngày gửi, gửi cho ai, qua kênh nào, bao nhiêu trang.
Không cần làm mọi bước với mọi giấy tờ. Ưu tiên cẩn thận nhất với giấy chứng nhận và giấy tờ tuỳ thân, vì đó là hai thứ kẻ gian cần nhất để dựng kịch bản giả làm chủ nhà.
Đọc dự thảo nhận về: những chỗ cần soi
Khi văn phòng gửi lại dự thảo, đó là lúc kiểm tra kỹ nhất, vì sửa trên dự thảo dễ hơn nhiều so với sửa văn bản đã công chứng. Soi trước hết phần nhận diện: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ thường trú của từng người; phần tài sản: số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính hiện hành sau khi sắp xếp lại tỉnh và xã, tài sản gắn liền với đất.
Tiếp theo là phần tiền: giá ghi trong hợp đồng, phương thức thanh toán, mốc thời gian, tài khoản nhận. Ghi giá thấp hơn thực tế để giảm thuế là vi phạm và tạo rủi ro rất lớn cho bên mua khi có tranh chấp; nếu ai gợi ý làm vậy, hãy từ chối. Cuối cùng là phần nghĩa vụ: ai nộp thuế, phí, lệ phí; thời điểm bàn giao nhà và giấy tờ; xử lý khi một bên chậm.
Gửi ý kiến bằng văn bản qua đúng kênh đã dùng. Tránh sửa qua điện thoại rồi đến buổi ký mới phát hiện dự thảo chưa cập nhật.
Nếu bạn làm ở văn phòng công chứng: thiết kế khâu tiếp nhận số cho đáng tin
Một cửa tiếp nhận duy nhất, công bố rõ ràng. Khách hàng chỉ phân biệt được kênh thật với kênh giả khi văn phòng ghi rõ chỉ nhận hồ sơ qua một kênh duy nhất. Cổng đặt lịch hoặc hộp thư chung theo tên miền của tổ chức, được nhắc lại trên mọi giấy hẹn và tin nhắn xác nhận, là cách làm dễ hiểu nhất. Khi nhân viên tự dùng tài khoản cá nhân để nhận cho nhanh, chính văn phòng đã dạy khách gửi giấy tờ cho bất kỳ ai xưng là nhân viên.
Chỉ xin những gì cần. Biểu mẫu đặt lịch nên hỏi thông tin để soạn dự thảo, không mặc định đòi ảnh hai mặt mọi giấy tờ. Ít dữ liệu nhận vào là ít dữ liệu phải bảo vệ và ít trách nhiệm nếu có sự cố.
Phân quyền và thời hạn lưu. Hồ sơ gửi trước nên nằm trong hệ thống có phân quyền theo người phụ trách, có nhật ký truy cập. Hồ sơ của những cuộc hẹn không diễn ra cần có quy tắc xoá sau một thời gian hợp lý theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Không bao giờ xin mã xác thực. Văn phòng không cần mã một lần, mật khẩu tài khoản định danh hay thông tin đăng nhập ngân hàng của khách. Ghi rõ điều này trong tin nhắn xác nhận giúp khách nhận ra kẻ mạo danh.
Sau buổi ký: dọn dẹp dữ liệu
Giao dịch xong không có nghĩa dữ liệu hết rủi ro. Bản chụp giấy chứng nhận cũ của bên bán vẫn nằm trong máy của người mua, người môi giới, có khi trong nhóm chat. Bên mua nên hỏi người môi giới đã xoá ảnh chưa và tự xoá những bản không còn cần. Bên bán nên ghi lại những ai từng nhận bản chụp, để khi thấy giấy tờ của mình xuất hiện ở chỗ lạ thì biết hướng truy.
Với bộ hồ sơ của chính mình, hãy giữ dự thảo cuối, văn bản công chứng và thư từ trao đổi trong một thư mục riêng. Nếu có tranh chấp sau này, trình tự trao đổi trước khi ký thường là chứng cứ hữu ích về ý chí của các bên. Những bản chụp trung gian, ảnh mờ, ảnh trùng thì xoá để giảm số bản giấy tờ nhạy cảm đang tồn tại.
Bên bán sau khi đã chuyển nhượng cũng nên rà lại điện thoại và hộp thư của mình: ảnh sổ cũ không còn giá trị với bạn nhưng vẫn đủ để kẻ gian dựng một kịch bản giả với người mua khác.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng công chứng có bắt buộc phải nhận hồ sơ gửi trước qua mạng không?
Không có nghĩa vụ chung cho mọi nơi. Mỗi tổ chức hành nghề công chứng tự tổ chức cách tiếp nhận yêu cầu, có nơi có cổng đặt lịch, có nơi chỉ nhận trực tiếp. Hỏi trước để biết cách của nơi bạn chọn.
Người môi giới đề nghị gửi giấy tờ cho họ để họ lo công chứng thì có nên không?
Bạn có thể nhờ môi giới sắp xếp lịch, nhưng nên tự gửi giấy tờ cho văn phòng qua kênh chính thức. Khi giấy tờ đi qua tay người trung gian, bạn mất kiểm soát về số bản được sao lưu và nơi chúng được gửi tiếp.
Gửi trước rồi có phải mang bản chính khi ký không?
Có. Bản chụp chỉ giúp soạn dự thảo và kiểm tra sơ bộ. Công chứng viên cần đối chiếu bản chính giấy chứng nhận và giấy tờ tuỳ thân khi chứng nhận hợp đồng, trừ khi quy trình công chứng điện tử áp dụng có cách đối chiếu khác.
Có nên gửi ảnh căn cước của người thân cùng đứng tên khi họ chưa đồng ý không?
Không nên. Mỗi người cùng đứng tên có quyền quyết định về thông tin cá nhân của mình. Nên để họ tự gửi hoặc đồng ý rõ ràng trước khi bạn gửi thay, và chỉ gửi qua kênh chính thức của văn phòng.
Làm sao biết dự thảo nhận được thật sự từ văn phòng công chứng?
Kiểm tra địa chỉ gửi có đúng kênh chính thức bạn đã dùng không. Nếu dự thảo đến từ một số lạ hay tài khoản cá nhân, gọi lại văn phòng qua thông tin bạn tự tra từ nguồn chính thức để xác nhận trước khi đọc và trả lời.
Đã lỡ gửi ảnh sổ đỏ vào nhóm chat đông người thì làm gì?
Thu hồi tin nếu ứng dụng cho phép, đề nghị thành viên xoá ảnh, ghi lại danh sách người đã thấy. Theo dõi các dấu hiệu bất thường như người lạ hỏi mua, rao bán nhà của bạn. Khi có giao dịch sắp tới, báo cho công chứng viên biết để họ cảnh giác hơn khi kiểm tra nhân thân.