Quanh công chứng điện tử có nhiều niềm tin sai, một phần do tên gọi dễ gây liên tưởng tới "làm qua mạng cho nhanh", một phần do các quảng cáo dịch vụ lợi dụng chữ "online". Tóm gọn sự thật: công chứng điện tử đổi phương tiện ký và lưu trữ, không bỏ việc xác định đúng người, đúng tài sản, đúng ý chí, và chỉ hợp lệ khi do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo quy trình luật định.
Dưới đây là tám hiểu lầm hay gặp nhất trong giao dịch nhà đất, mỗi cái kèm lý do vì sao sai và hậu quả thực tế nếu tin nhầm. Nội dung ở mức nguyên lý; quy trình cụ thể cần hỏi công chứng viên và kiểm tra văn bản hiện hành.
Hiểu lầm 1 và 2: ký qua video, gửi bản scan
Hiểu lầm: "Gọi video cho công chứng viên chứng kiến là được công chứng." Công chứng trực tuyến, khi được áp dụng, đi trên nền tảng và quy trình xác thực được pháp luật cho phép, có ghi nhận và lưu trữ theo quy định. Một cuộc gọi trên ứng dụng nhắn tin thông thường không tạo ra văn bản công chứng. Người nhận "văn bản" từ kiểu dịch vụ đó đang cầm một tờ giấy không có giá trị như họ tưởng, và có khi đã trả tiền cho một người không phải công chứng viên.
Hiểu lầm: "Bản scan hợp đồng có dấu đỏ là văn bản công chứng điện tử." Bản scan là ảnh của văn bản giấy. Văn bản công chứng điện tử được lập ngay từ đầu dưới dạng dữ liệu và mang chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề. Ảnh của con dấu dù rõ đến đâu cũng không phải chữ ký số. Nhầm lẫn này nguy hiểm vì người ta có thể chỉnh sửa ảnh scan rất dễ, và bên nhận tưởng mình đã có bằng chứng chắc chắn.
Vì sao hai hiểu lầm này đi cùng nhau. Cả hai đều xuất phát từ việc đánh đồng "có yếu tố điện tử" với "là công chứng điện tử". Câu hỏi đúng không phải "có dùng mạng không" mà là "ai chứng nhận, chứng nhận bằng gì, lưu ở đâu".
Hiểu lầm 3: "Làm online thì khỏi cần bản gốc sổ đỏ"
Công chứng viên chứng nhận một giao dịch về nhà đất thì phải kiểm tra được quyền của người chuyển nhượng đối với tài sản. Giấy chứng nhận là căn cứ chính. Dù ký bằng hình thức nào, việc kiểm tra giấy tờ về quyền vẫn là phần không bỏ được. Cách xuất trình, đối chiếu cụ thể trong hình thức trực tuyến do quy trình hướng dẫn quy định, nhưng không có nghĩa là bản chính trở nên không cần thiết.
Sau công chứng, khâu đăng ký biến động cũng thường đòi bản chính giấy chứng nhận để xác nhận thay đổi hoặc cấp giấy mới. Người mua nhận lời hứa "sổ gốc để bên bán giữ, làm online hết" là đang mở cửa cho rủi ro: bên bán vẫn cầm sổ, có thể dùng nó cho giao dịch khác trong thời gian chờ.
Ở góc nhìn số hoá, bản chính giấy chứng nhận vẫn là "chìa khoá" vật lý trong nhiều năm tới, cho đến khi giấy chứng nhận điện tử và cơ sở dữ liệu đất đai được vận hành đầy đủ và pháp luật công nhận thay thế hoàn toàn. Đó là lộ trình dài, không nên giả định trước.
Một cách nghĩ hữu ích cho bên mua: chừng nào bản chính giấy chứng nhận còn nằm trong tay bên bán mà giao dịch chưa đăng ký xong, chừng đó bạn vẫn chưa thật sự an toàn. Thoả thuận rõ trong hợp đồng ai giữ bản chính trong khoảng giữa công chứng và đăng ký, giao vào lúc nào, là việc nên làm bất kể hợp đồng được ký bằng giấy hay điện tử.
Hiểu lầm 4: "Công chứng điện tử thì ở đâu cũng làm được, cho mọi giao dịch"
Luật cho phép công chứng điện tử không có nghĩa mọi tổ chức hành nghề đều đã triển khai, hay mọi loại giao dịch đều đã làm được theo hình thức trực tuyến. Việc triển khai cần hạ tầng, phần mềm, chữ ký số, quy trình nội bộ, đào tạo công chứng viên, và văn bản hướng dẫn về phạm vi, lộ trình. Trong giai đoạn đầu, hợp lý khi những giao dịch giá trị lớn và rủi ro cao như nhà đất được áp dụng thận trọng hơn.
Hậu quả thực tế của hiểu lầm này là các bên lên kế hoạch dựa trên giả định "làm online được", hẹn thanh toán, hẹn bàn giao, rồi đến sát ngày mới biết phải có mặt. Với người ở nước ngoài, đó có thể là một chuyến bay không kịp đặt. Cách tránh đơn giản: hỏi tổ chức công chứng bằng văn bản trước khi chốt lịch, như đã gợi ý ở các bài khác trong chuyên mục.
Cũng đừng suy từ một nơi ra mọi nơi. Việc một người quen ở tỉnh khác vừa làm được không có nghĩa văn phòng gần bạn đã áp dụng cho cùng loại việc; khác biệt giữa các tổ chức là chuyện bình thường trong giai đoạn chuyển tiếp.
Hiểu lầm 5 đến 7: chi phí, tốc độ và bảo mật
Ba hiểu lầm này ít nguy hiểm hơn nhưng làm người ta kỳ vọng sai và chọn sai.
| Hiểu lầm | Thực tế | Nên làm |
|---|---|---|
| "Điện tử thì rẻ hơn nhiều" | Phí công chứng theo loại việc và giá trị theo quy định; có thể thêm chi phí phương tiện ký hoặc bản giấy chuyển đổi | Hỏi tổng chi phí trọn gói trước buổi ký |
| "Điện tử thì xong ngay trong vài phút" | Phần kiểm tra giấy tờ, tra cứu, soạn dự thảo, giải thích quyền nghĩa vụ vẫn cần thời gian như cũ | Gửi trước giấy tờ qua kênh chính thức để rút ngắn phần chờ |
| "Điện tử thì không ai sửa được, tuyệt đối an toàn" | Chữ ký số chống sửa nội dung sau khi ký; nhưng giấy tờ đầu vào giả, người ký bị lừa, tệp bị lộ ra ngoài vẫn là rủi ro | Bảo vệ tệp như bảo vệ giấy tờ gốc; không lơ là khâu kiểm tra trước khi ký |
Điểm chung: công chứng điện tử cải thiện một số khâu rõ rệt, chủ yếu là bằng chứng và lưu trữ. Nó không làm những khâu đòi sự cẩn trọng của con người trở nên thừa.
Hiểu lầm 8: "Có dịch vụ công chứng hộ, không cần chủ nhà có mặt"
Đây là hiểu lầm gây thiệt hại nặng nhất. Trên mạng có những quảng cáo "công chứng nhanh, không cần có mặt, nhận kết quả qua bưu điện", đôi khi gắn chữ "điện tử" để tạo vẻ hợp pháp. Công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện, gắn với trách nhiệm cá nhân về việc xác định đúng người. Không có dịch vụ hợp pháp nào cho phép người khác ký thay mà không có uỷ quyền hợp lệ, hay công chứng mà công chứng viên không xác minh được người yêu cầu.
Những dịch vụ kiểu này thường rơi vào một trong hai trường hợp: bán giấy tờ giả có hình con dấu, hoặc dùng giấy tờ của bạn để làm việc khác. Hậu quả có thể là mất tiền, mất giấy tờ, hoặc tệ hơn là trở thành một mắt xích trong một giao dịch gian lận. Nếu gặp, đừng gửi bất kỳ giấy tờ nào và cân nhắc báo cho cơ quan chức năng.
Phép thử đơn giản: một dịch vụ hứa bỏ qua bước xác minh nhân thân là dịch vụ đang hứa điều mà chính công chứng viên không được phép làm.
Ví dụ giả định: hai anh em bán mảnh đất ở Lâm Đồng
Anh N làm việc ở nước ngoài, cùng em gái đứng tên một mảnh đất ở Lâm Đồng. Người mua đề nghị làm nhanh. Một người quen giới thiệu dịch vụ "công chứng điện tử online, anh ở bên kia ký qua video là xong, sổ đỏ để em gái giữ". Anh N gần như đồng ý, vì nghe nói luật mới đã cho phép công chứng điện tử.
Trước khi gửi giấy tờ, em gái anh tự tra danh sách tổ chức hành nghề công chứng của Sở Tư pháp và không thấy tên đơn vị mà người quen nêu. Cô đến hỏi một văn phòng công chứng gần nhà; văn phòng cho biết loại giao dịch này hiện chưa làm theo hình thức trực tuyến ở chỗ họ, và gợi ý hai cách: anh N lập văn bản uỷ quyền có phạm vi hẹp tại cơ quan đại diện Việt Nam nơi anh sống, hoặc chờ anh về để cùng ký.
Ví dụ dựng để cho thấy cách một hiểu lầm đơn lẻ, "luật cho phép là chỗ nào cũng làm được", dẫn tới hiểu lầm nghiêm trọng hơn, "ký qua video là công chứng". Chỉ một bước tra cứu từ nguồn chính thức đã chặn được chuỗi đó.
Cách tự kiểm tra một lời giới thiệu về "công chứng online"
Khi ai đó, kể cả người quen, giới thiệu một cách công chứng qua mạng cho giao dịch nhà đất, có thể đặt các câu hỏi sau trước khi gửi bất cứ thứ gì:
- Tổ chức hành nghề công chứng tên là gì, trụ sở ở đâu, và bạn có tự tra được thông tin của tổ chức đó từ nguồn chính thức như danh sách do Sở Tư pháp công bố không?
- Ai là công chứng viên phụ trách, và bạn có thể gặp hoặc liên hệ họ qua kênh của tổ chức, không qua người giới thiệu không?
- Hình thức này có tên gọi gì theo luật, trực tiếp hay trực tuyến, và loại giao dịch của bạn đã được áp dụng chưa?
- Kết quả bạn nhận là gì, có chữ ký số kiểm tra được không, có bản giấy chuyển đổi không?
- Có ai yêu cầu bạn chuyển tiền vào tài khoản cá nhân, gửi mã xác thực, hay gửi ảnh giấy tờ qua kênh không chính thức không?
Chỉ cần một câu trả lời mập mờ ở câu hỏi đầu hoặc một yêu cầu ở câu cuối là đủ lý do để dừng lại. Đi công chứng theo cách truyền thống chậm hơn một chút vẫn tốt hơn nhiều so với một "văn bản" không có giá trị.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng điện tử có phải chỉ là công chứng giấy rồi scan lưu lại không?
Không. Công chứng giấy rồi scan là cách lưu bản sao để tra cứu, văn bản gốc vẫn là giấy. Công chứng điện tử tạo ra văn bản gốc dưới dạng dữ liệu có chữ ký số. Hai cách cho ra hai loại kết quả khác nhau về bản chất và cách dùng.
Có thể yêu cầu công chứng điện tử thay vì giấy ở bất kỳ văn phòng nào không?
Bạn có thể đề nghị, nhưng tổ chức hành nghề chỉ thực hiện được khi đã triển khai hình thức đó và loại giao dịch của bạn thuộc phạm vi áp dụng. Nếu chưa, công chứng giấy vẫn là lựa chọn hợp pháp và đầy đủ giá trị.
Vì sao công chứng viên vẫn đọc lại hợp đồng dù mình đã đọc dự thảo ở nhà?
Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên là một phần trách nhiệm của công chứng viên, giúp xác định các bên thực sự hiểu và tự nguyện. Hình thức điện tử không bỏ bước này, nên bạn nên dành đủ thời gian cho buổi ký.
Người lớn tuổi có nên chọn công chứng điện tử không?
Nên chọn hình thức mà người ký hiểu rõ và thao tác được. Nếu người lớn tuổi không quen thiết bị, công chứng giấy có mặt trực tiếp thường giúp họ yên tâm hơn và giảm nguy cơ bị người khác thao tác thay. Lợi ích của điện tử không đáng đánh đổi sự hiểu biết của người ký.
Làm sao biết một văn phòng công chứng là thật?
Tra danh sách tổ chức hành nghề công chứng do Sở Tư pháp nơi văn phòng hoạt động công bố, đối chiếu tên, địa chỉ. Liên hệ văn phòng bằng thông tin bạn tự tra từ nguồn chính thức, không dùng số do người giới thiệu cung cấp.
Nếu đã lỡ dùng một dịch vụ công chứng online không rõ ràng thì làm gì?
Ngừng chuyển tiền và gửi giấy tờ, giữ lại mọi tin nhắn, chứng từ. Mang "văn bản" nhận được đến một tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp để hỏi về giá trị, và cân nhắc trình báo cơ quan công an nếu có dấu hiệu lừa đảo hoặc giả mạo.