Một văn phòng môi giới hay sàn nhà đất nên sao lưu bốn nhóm dữ liệu: kho hàng (thông tin căn, ảnh, video), hồ sơ khách và lịch sử chăm sóc, hợp đồng cùng chứng từ đã ký, và số liệu tài chính – hoa hồng. Bản sao lưu cần có ít nhất một bản tách rời khỏi mạng văn phòng, có nhiều phiên bản theo thời gian, được mã hoá, và — điều hay bị bỏ qua nhất — được thử khôi phục định kỳ.
Dữ liệu nằm trên phần mềm thuê bao không có nghĩa là văn phòng khỏi phải sao lưu: nền tảng có thể ngừng dịch vụ, tài khoản có thể bị khoá, dữ liệu có thể bị xoá nhầm từ chính phía người dùng. Bài này đi qua những cách văn phòng nhà đất mất dữ liệu, cách kê và xếp lịch sao lưu, và cách biết chắc bản sao lưu của mình dùng được.
Văn phòng nhà đất mất dữ liệu theo những cách nào
Hỏng hoặc mất thiết bị. Ổ cứng máy tính để bàn chạy nhiều năm, máy xách tay của trưởng nhóm bị rơi, điện thoại công việc bị trộm. Nếu thiết bị đó là nơi duy nhất giữ bảng tính kho hàng, văn phòng mất cả kho trong một buổi chiều.
Mã độc tống tiền. Một tệp đính kèm giả hoá đơn, giả hồ sơ khách gửi tới, nhân viên mở ra, và mã độc mã hoá mọi tệp trên máy cùng các thư mục dùng chung nó với tới được. Văn phòng nhà đất là mục tiêu dễ vì nhận rất nhiều tệp từ người lạ mỗi ngày.
Xoá nhầm hoặc xoá cố ý. Một thao tác chọn nhầm cả thư mục, một lệnh đồng bộ làm mất bản trên máy chủ, hoặc một người sắp nghỉ việc xoá khách và căn của mình. Không có phiên bản cũ thì không quay lại được.
Nền tảng ngừng hoạt động hoặc đổi điều kiện. Phần mềm quản lý nhà cung cấp nhỏ đóng cửa, tăng giá đột ngột, hoặc không cho xuất dữ liệu khi văn phòng muốn chuyển đi.
Mất quyền truy cập tài khoản. Tài khoản quản trị đăng ký bằng thư điện tử cá nhân của một người đã nghỉ, hoặc bị chiếm và đổi mật khẩu. Dữ liệu vẫn còn đó nhưng văn phòng không vào được.
Thiên tai, hoả hoạn, ngập. Hiếm nhưng không phải không có, nhất là với văn phòng tầng trệt ở khu hay ngập. Mọi bản sao lưu để trong cùng một căn phòng sẽ mất cùng lúc.
Kê dữ liệu cần sao lưu
Bước đầu là biết dữ liệu nằm ở đâu và quan trọng đến mức nào. Cột "mất thì sao" giúp quyết định lịch sao lưu: mất càng đau, sao lưu càng dày.
| Nhóm dữ liệu | Thường nằm ở đâu | Mất thì sao | Mức thay đổi |
|---|---|---|---|
| Kho hàng: thông tin căn, trạng thái | Phần mềm quản lý, bảng tính | Không bán được, không biết căn nào còn | Hằng ngày |
| Ảnh, video, sơ đồ căn | Thư mục dùng chung, đám mây, điện thoại môi giới | Phải đi chụp lại, mất thời gian và có căn không chụp lại được | Hằng tuần |
| Hồ sơ khách, lịch sử chăm sóc | Phần mềm quản lý, sổ tay, điện thoại | Mất khách đang theo, không biết đã hứa gì với ai | Hằng ngày |
| Hợp đồng môi giới, ký gửi, đặt cọc đã ký | Nền tảng ký điện tử, thư điện tử, thư mục scan | Mất căn cứ đòi phí, mất chứng cứ khi tranh chấp | Theo từng giao dịch |
| Chứng từ thanh toán, hoa hồng | Phần mềm kế toán, bảng tính | Sai lệch chia hoa hồng, vướng nghĩa vụ thuế | Hằng tuần |
| Thông tin quản trị: tài khoản, cấu hình | Trong đầu một vài người | Không vào được hệ thống dù dữ liệu còn | Ít khi |
Dòng cuối không phải dữ liệu kinh doanh nhưng lại là thứ làm nhiều văn phòng "có sao lưu mà không khôi phục được": không ai nhớ tài khoản quản trị dịch vụ lưu trữ, không ai biết mật khẩu giải mã ổ sao lưu. Ghi lại các thông tin này, cất ở nơi an toàn có hai người biết.
Dữ liệu trên phần mềm thuê bao có cần sao lưu không
Có, và đây là chỗ nhiều văn phòng chủ quan nhất. Nhà cung cấp phần mềm thường sao lưu hệ thống của họ, nhưng mục đích là khôi phục dịch vụ khi máy chủ gặp sự cố, không phải để trả lại cho bạn bản dữ liệu của ba tuần trước khi một nhân viên xoá nhầm. Nhiều dịch vụ không có chức năng cho người dùng tự khôi phục về một thời điểm cũ.
Thêm vào đó là rủi ro kinh doanh: nhà cung cấp có thể ngừng dịch vụ, bị mua lại, đổi chính sách giá. Nếu văn phòng không có bản dữ liệu của riêng mình ở dạng đọc được — bảng tính, tệp dữ liệu có cấu trúc, kèm thư mục ảnh và hợp đồng — thì khi đó bạn ở thế rất yếu.
Việc cần làm là: đọc điều khoản về quyền sở hữu dữ liệu và việc trả dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng; kiểm tra phần mềm có chức năng xuất toàn bộ dữ liệu không, xuất ra định dạng gì, có kèm tệp đính kèm không; và đặt lịch xuất định kỳ, lưu bản xuất vào hệ thống sao lưu của văn phòng. Nếu phần mềm không cho xuất đầy đủ, đó là một tiêu chí quan trọng khi cân nhắc có tiếp tục dùng hay không.
Thiết kế lịch và nơi lưu
Không có một lịch chung cho mọi văn phòng, nhưng có vài nguyên tắc giúp bạn thiết kế đúng:
- Tần suất theo mức thay đổi: dữ liệu đổi hằng ngày như kho hàng, hồ sơ khách nên sao lưu mỗi ngày; ảnh và hợp đồng có thể hằng tuần, miễn là không để quá lâu sau mỗi giao dịch.
- Ít nhất ba bản ở hai loại nơi lưu: bản đang dùng, một bản trên thiết bị khác trong văn phòng hoặc trên đám mây, và một bản tách rời.
- Một bản tách rời khỏi mạng: ổ cứng chỉ cắm vào lúc sao lưu rồi rút ra, cất ở nơi khác văn phòng; hoặc dịch vụ lưu trữ có chế độ khoá không cho sửa, xoá trong một khoảng thời gian.
- Giữ nhiều phiên bản: bản hôm qua, tuần trước, tháng trước. Một sự cố phát hiện muộn — dữ liệu hỏng từ hai tuần trước — chỉ cứu được nếu còn bản cũ hơn thời điểm đó.
- Mã hoá bản sao lưu, nhất là bản cất ngoài văn phòng, vì nó chứa toàn bộ dữ liệu khách và giấy tờ.
- Hai người giữ khoá: mật khẩu giải mã và tài khoản quản trị sao lưu không nằm trong tay một người duy nhất.
- Sao lưu cả điện thoại công việc nếu môi giới lưu ảnh căn và ghi chú khách trên đó, hoặc tốt hơn là quy định chuyển dữ liệu lên hệ thống chung mỗi ngày.
Một văn phòng năm, bảy người thường làm được tất cả những điều trên với một dịch vụ lưu trữ đám mây có lịch sử phiên bản, cộng với hai ổ cứng di động luân phiên mang về nhà người phụ trách mỗi tuần. Không cần hạ tầng phức tạp, chỉ cần kỷ luật.
Mã độc tống tiền và vì sao "có sao lưu" vẫn mất dữ liệu
Nhiều văn phòng chỉ phát hiện bản sao lưu của mình vô dụng đúng vào ngày bị mã độc tống tiền. Lý do quen thuộc: ổ sao lưu cắm thường trực vào máy, hoặc thư mục sao lưu nằm trên ổ mạng dùng chung — mã độc với tới được thì mã hoá luôn. Dịch vụ đồng bộ đám mây cũng vậy: tệp trên máy bị mã hoá, phiên bản mã hoá được đồng bộ lên đám mây, đè lên bản tốt.
Đồng bộ không phải là sao lưu. Đồng bộ giữ cho nhiều nơi giống nhau, kể cả giống nhau ở chỗ cùng hỏng. Sao lưu là giữ lại những bản cũ, độc lập với bản đang dùng. Vì vậy, nếu văn phòng dựa vào dịch vụ đám mây, hãy chắc chắn nó có lịch sử phiên bản đủ dài, và biết cách khôi phục cả thư mục về một thời điểm chứ không chỉ từng tệp.
Bản tách rời là lớp bảo vệ cuối cùng. Một ổ cứng đã rút ra cất trong ngăn kéo ở nhà người phụ trách thì không mã độc nào chạm tới. Nó có thể cũ hơn vài ngày, nhưng mất vài ngày dữ liệu tốt hơn rất nhiều so với mất tất cả hoặc phải cân nhắc chuyện trả tiền chuộc. Khi bị tấn công, đừng cắm ổ sao lưu vào máy còn nghi nhiễm để khôi phục; làm sạch hoặc thay máy trước, rồi mới khôi phục.
Thử khôi phục định kỳ
Một bản sao lưu chưa từng được khôi phục thử chỉ là một giả định. Lịch thử khôi phục nên ít nhất mỗi quý một lần, theo các bước:
- Chọn một kịch bản: mất một tệp hợp đồng, mất cả thư mục ảnh một dự án, mất toàn bộ máy của một nhân viên, hoặc phần mềm thuê bao ngừng hoạt động.
- Khôi phục ra một nơi riêng, không đè lên dữ liệu đang dùng.
- Kiểm tra nội dung: mở được không, đủ không, có đúng phiên bản thời điểm muốn lấy không. Với bản xuất từ phần mềm, thử xem có đọc được khi không có phần mềm đó không.
- Ghi lại thời gian từ lúc bắt đầu tới khi có lại dữ liệu dùng được. Con số này cho biết văn phòng sẽ "đứng" bao lâu nếu sự cố thật xảy ra.
- Để người khác làm ít nhất một lần trong năm, không phải người thường phụ trách sao lưu, để chắc chắn quy trình không chỉ nằm trong đầu một người.
- Ghi kết quả vào sổ: ngày, kịch bản, người làm, thành công hay không, vướng ở đâu, cần sửa gì.
Lần thử đầu tiên gần như luôn phát hiện ra điều gì đó: một thư mục không nằm trong phạm vi sao lưu, một mật khẩu không ai nhớ, một bản xuất thiếu tệp đính kèm. Đó chính là giá trị của việc thử — phát hiện trong buổi chiều yên tĩnh chứ không phải trong ngày sự cố.
Ai chịu trách nhiệm sao lưu trong văn phòng
Sao lưu thất bại phần lớn không vì công nghệ mà vì không ai thật sự phụ trách. Ổ cứng sao lưu nằm im trong ngăn kéo sáu tháng vì "tưởng anh kia làm". Vì vậy, việc đầu tiên là giao trách nhiệm cho một người cụ thể, có tên trong bảng phân công, và một người dự phòng.
Người phụ trách không cần là chuyên gia công nghệ. Ở văn phòng nhỏ, đó có thể là nhân viên hành chính cẩn thận. Việc của họ là: kiểm tra mỗi tuần bản sao lưu tự động có chạy không, luân phiên ổ tách rời, xuất dữ liệu từ phần mềm thuê bao theo lịch, tổ chức buổi thử khôi phục hằng quý, và báo cáo ngắn cho giám đốc.
Giám đốc văn phòng thì có hai việc không giao cho ai được: bảo đảm có ngân sách cho thiết bị, dịch vụ lưu trữ; và hỏi về sao lưu trong các buổi họp định kỳ, để người phụ trách biết việc này có người quan tâm. Khi có nhân viên nghỉ, bàn giao dữ liệu là một quy trình riêng, nhưng nó dựa trên giả định rằng dữ liệu của người đó đã nằm trong hệ thống sao lưu chung — điều chỉ đúng khi việc sao lưu được làm đều đặn như trên.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng chỉ có vài người dùng bảng tính trên đám mây có cần sao lưu riêng không?
Nên có. Bảng tính trên đám mây có lịch sử phiên bản, nhưng nếu tài khoản bị chiếm, bị khoá hay bị xoá, lịch sử đó mất theo. Định kỳ tải bản sao về và cất ở một nơi khác, ví dụ ổ cứng tách rời, là việc ít tốn công mà che được rủi ro lớn nhất.
Sao lưu ảnh và video căn có cần thiết không khi tốn nhiều dung lượng?
Cần, vì có những căn không chụp lại được: căn đã bán, căn đã sửa, ảnh hiện trạng trước khi giao nhà dùng làm chứng cứ. Có thể giảm dung lượng bằng cách chỉ giữ bản đã chọn lọc và bản gốc của ảnh dùng làm chứng cứ, xoá bản trùng và bản thử.
Có nên sao lưu cả nhóm chat công việc không?
Nếu nhóm chat chứa thoả thuận với chủ nhà, khách mà không có ở nơi khác, thì cần có cách lưu lại. Nhưng tốt hơn là sửa từ gốc: những gì quan trọng phải được ghi vào hệ thống quản lý hoặc lập thành văn bản, nhóm chat chỉ để trao đổi nhanh.
Bản sao lưu chứa dữ liệu khách thì giữ bao lâu?
Bản sao lưu cũng là nơi lưu dữ liệu cá nhân nên phải tuân theo chính sách thời hạn lưu của văn phòng. Giữ nhiều phiên bản trong vài tháng là hợp lý cho việc khôi phục; giữ vô thời hạn thì vừa tốn chỗ vừa trái với nguyên tắc giới hạn thời gian lưu. Hãy đặt vòng đời cho bản sao lưu và xoá bản quá hạn.
Ổ cứng sao lưu nên mang về nhà ai?
Người phụ trách sao lưu hoặc giám đốc, miễn là ổ được mã hoá và cất ở nơi khô ráo, an toàn. Nên có hai ổ luân phiên để luôn có một ổ ở ngoài văn phòng. Ghi lại ổ nào đang ở đâu và lần cập nhật gần nhất để không ai phải đoán.
Làm sao biết bản sao lưu tự động có thật sự chạy không?
Đừng tin vào việc đã cài đặt. Kiểm tra định kỳ ngày giờ của bản sao lưu mới nhất, dung lượng có tăng hợp lý không, và bật thông báo lỗi gửi tới người phụ trách nếu phần mềm hỗ trợ. Thử khôi phục hằng quý là cách kiểm tra chắc chắn nhất.